Duża część firm w Polsce wciąż nie korzysta z ulgi B+R, mimo że to jeden z najprostszych sposobów na obniżenie podatku. Powodem są obawa przed dodatkową pracą oraz błędne przekonania o wymaganiach stawianych projektom B+R. W artykule obalamy 6 najczęstszych mitów na jej temat.
Fakty i mity o uldze B+R – to warto wiedzieć
- Ulga B+R pozwala dodatkowo odliczyć od podstawy opodatkowania CIT/PIT do 200% kosztów wynagrodzeń i związanych z nimi składek oraz 100% pozostałych kosztów kwalifikowanych; CBR – co do zasady do 200% kosztów kwalifikowanych.
- Obowiązuje od 2016 r. na podstawie art. 18d Ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 26e ustawy o PIT.
- Mogą z niej korzystać podatnicy CIT i PIT spełniający ustawowe warunki.
- Projekt nie musi być innowacyjny na skalę rynku – wystarczy nowość w skali własnego przedsiębiorstwa.
- Projekt nie musi zakończyć się sukcesem – koszty nieudanych i przerwanych projektów B+R również podlegają odliczeniu, o ile prace spełniały kryteria B+R, a poniesione wydatki stanowią koszty kwalifikowane.
- Ulgę można rozliczyć wstecz, składając korekty CIT za ostatnie 5 lat podatkowych (termin przedawnienia).
Dlaczego firmy nie korzystają z ulgi B+R, mimo realnych oszczędności?
Coraz większe znaczenie w polskiej gospodarce zyskuje wykorzystanie ulgi na badania i rozwój. Wartość odliczeń w ramach ulgi B+R systematycznie rośnie – od 2016 r. polskie firmy odliczyły od podstawy opodatkowania blisko 49 mld zł kosztów kwalifikowanych, a roczna wartość ulgi wzrosła z niespełna 279 mln zł w 2016 r. do 11,19 mld zł w 2024 r. Mimo to liczba korzystających z niej podatników CIT spadła z 2981 w 2022 r. do 2599 w 2024 r. (dane KAS, stan na 18 listopada 2025 r.) – ulga wciąż pozostaje niedoceniana przez wiele firm.
Firmy często podchodzą do ulgi B+R z rezerwą – obawiają się dodatkowych nakładów pracy i mają mylne wyobrażenie o wymaganiach, które należy spełnić, aby otrzymać zwrot podatkowy.
Dlaczego firmy nie korzystają z ulgi B+R?
- przekonanie, że przepisy dotyczące ulgi są zbyt skomplikowane,
- wrażenie, że trzeba żmudnie filtrować niemal każdy poniesiony koszt,
- obawa przed uciążliwym obowiązkiem dokumentacyjnym,
- błędne przekonanie, że ulga dotyczy wyłącznie projektów realizowanych na własne potrzeby,
- mylne wyobrażenie o wymaganym poziomie innowacyjności,
- obawa przed dużymi nakładami czasu i pracy potrzebnymi na rozliczenie.
Tymczasem ulga na badania i rozwój jest najbardziej przystępnym rozwiązaniem zapewniającym dodatkowe finansowanie projektów innowacyjnych. Poniżej obalamy każdy z tych mitów.
Mit 1. Czy przepisy ulgi B+R są zbyt zawiłe, żeby rozliczać ją bez doradcy?
Wielu przedsiębiorców jako kluczową barierę w rozliczaniu ulgi B+R wskazuje zawiłość przepisów oraz ogólność interpretacyjną zarówno w obszarze merytorycznym (ocena działalności B+R), jak i w obszarze kosztowym (identyfikacja kosztów kwalifikowanych). Podatnicy mają również problem z uchwyceniem momentu rozpoczęcia oraz zakończenia projektów B+R.
Zdaniem eksperta: W ciągu ostatnich lat wiele przepisów zostało objaśnionych i wypracowano spójną metodologię rozliczania ulgi. Obecnie prawie wszystkie wątpliwości można rozwiać, bazując na:
- ustawie CIT,
- „Objaśnieniach podatkowych dotyczących preferencyjnego opodatkowania dochodów wytwarzanych przez prawa własności intelektualnej – IP Box” z 15 lipca 2019 r.,
- interpretacjach indywidualnych,
- wyrokach WSA i NSA.
Dodatkowo organy skarbowe wypracowały bardziej spójną metodologię weryfikacji prawidłowości rozliczenia ulgi B+R. Służy temu szereg dokumentów potwierdzających zarówno merytoryczne podstawy korzystania z ulgi, jak również aspekty związane z potwierdzeniem rzeczywiście poniesionych kosztów prac B+R.
Warto podkreślić, że do prawidłowego rozliczenia ulgi B+R wymagana jest nie tylko wiedza prawna i podatkowa, ale również techniczna. Połączenie kompetencji ekspertów z wielu obszarów pozwoli bezpiecznie i skutecznie korzystać z tego mechanizmu przez lata.
Mit 2. Czy katalog kosztów kwalifikowanych B+R wyklucza większość wydatków firmy?
Zamknięty katalog kosztów kwalifikowanych sprawia, że podatnicy nie do końca wiedzą, jak przypisać poszczególne koszty do odpowiedniej kategorii. Część wydatków ponoszonych przez firmy nie kwalifikuje się do ulgi B+R, co zmniejsza jej atrakcyjność oraz wymusza dodatkową pracę w postaci filtrowania kosztów.
Co więcej, nawet jeśli jakiś koszt mieści się w kategorii kosztów kwalifikowanych, to nadal należy zachować czujność przy szczegółowej kalkulacji. Tak jest, chociażby w przypadku kosztów osobowych – nie kwalifikują się niektóre ze składników wynagrodzeń (np. FGŚP).
Zdaniem eksperta: Z naszego doświadczenia wynika, że są to tylko pozorne trudności, a dziewięć kategorii kosztów zaproponowanych przez ustawodawcę pokrywa większość wydatków. Kluczowe jest wyłączenie takich kosztów jak opinie, ekspertyzy i usługi od jednostek innych niż podmioty wskazane w art. 18d ust. 2 pkt 3 ustawy o CIT. Nie ma też obowiązku rozliczania wszystkich kosztów, można skupić się tylko na tych najważniejszych i największych.
Mit 3. Czy dokumentacja wymagana do ulgi B+R jest uciążliwa i pracochłonna?
Dla przedsiębiorców duże wyzwanie stanowi przygotowanie dokumentacji merytorycznej opisującej projekty B+R. Często nie wiedzą, jak ta dokumentacja ma wyglądać, ani jakie elementy ma obejmować.
Zdaniem eksperta: Wiele firm posiada rozproszoną dokumentację opisującą projekty, która stanowi dobrą podstawę do dalszych działań. Na jej bazie można przygotować karty projektów opisujące spełnienie wymogów stawianych działalności B+R. Co więcej, w praktyce organów podatkowych wykształciły się oczekiwania dotyczące sposobu dokumentowania działalności B+R, więc łatwo można się w te wymogi wpisać.
Mamy również możliwość odtworzenia dokumentacji dotyczącej przeszłych projektów na podstawie danych od pracowników realizujących te działania. Jest to szczególnie istotne, jeśli przedsiębiorca zamierza złożyć korektę deklaracji CIT obejmującą ulgę B+R i odzyskać podatek, którego wcześniej nie rozliczał.
Mit 4. Czy ulgę B+R można rozliczać tylko przy projektach realizowanych dla siebie?
Firmy sądzą, że projekty realizowane na zamówienie klientów nie są kwalifikowane do ulgi B+R. To samo tyczy działań prowadzonych na potrzeby „spółki matki”, których wyniki sprzedaje się za granicę. Istnieje też przekonanie, że nie można rozliczać projektów zakończonych porażką albo przerwanych w trakcie realizacji.
Zdaniem eksperta: Są to nieuzasadnione obawy, gdyż liczy się jedynie to, aby realizowane działania miały charakter badawczo-rozwojowy, dzięki czemu będzie można zastosować do nich ulgę podatkową. Może to być praca zarówno na zlecenie klienta, jak i na potrzeby centrali. Należy też pamiętać, że projekty nie muszą zakończyć się sukcesem – to oczywiste, że działalność B+R obarczona jest ryzykiem. Ulga B+R nie premiuje rezultatów, a wyłącznie podejmowanie prób bez względu na ich wynik.
Mit 5. Czy ulga B+R wymaga innowacyjności na skalę Polski lub świata?
Wielu przedsiębiorców jest przekonanych, że w przypadku ulgi B+R, podobnie jak w konkursach dotacyjnych (np. z NCBiR), występuje wymóg innowacyjności na skalę Polski lub świata. Dodatkowo uznają, że należy prowadzić badania naukowe, co nie jest częstą praktyką w firmach.
Zdaniem eksperta: Wymagane jest jedynie opracowanie lub modyfikacja produktów, usług czy procesów będących nowością w skali przedsiębiorstwa. Mogą to być rozwiązania już znane w Polsce i na świecie. Natomiast prace rozwojowe prowadzone w firmach niesłusznie nie są identyfikowane jako B+R. Chodzi np. o usprawnienie procesu produkcyjnego czy opracowanie oprogramowania na własne potrzeby. Z naszych doświadczeń wynika, że przedsiębiorcy są często zdziwieni, jak dużo działań można zakwalifikować do rozliczenia ulgi B+R.
Mit 6. Czy rozliczenie ulgi B+R wymaga gruntownych zmian w procesach firmy?
Rodzimi innowatorzy uważają, że rozliczanie ulgi wymaga gruntownych zmian w procesie prowadzenia projektów, ich dokumentowania, opisywania oraz prowadzenia ewidencji czasu pracy. Obawiają się, że zajmie to dużo czasu pracownikom technicznym, wygeneruje dodatkowe obowiązki dla pracowników administracyjnych oraz będzie wymagało wielu zmian po stronie księgowości.
Zdaniem eksperta: Przygotowania do rozliczenia ulgi B+R często wymagają jedynie prac porządkujących dokumentację i ustalających procedury na przyszłość, gdyż wiele niezbędnych działań już przeprowadzono. Prace, które należy wykonać w celu rozliczenia ulgi B+R, obejmują:
- identyfikację projektów B+R,
- prowadzenie kart projektów na bieżąco,
- zbieranie danych dotyczących kosztów – odpowiednie oznaczanie faktur,
- wdrożenie prostej ewidencji czasu pracy.
Warto podkreślić, że raz ustalone i wprowadzone procedury oraz mechanizmy działania ułatwiają rozliczenie ulgi B+R w przyszłości. To przekłada się na szybkie generowanie oszczędności w kolejnych latach.
Ulga B+R – podsumowanie i pomoc w rozliczeniu
Większość barier, które powstrzymują firmy przed skorzystaniem z ulgi B+R, wynika z błędnych przekonań, a nie z rzeczywistych ograniczeń przepisów. Ulga nie wymaga przełomowej innowacyjności, dotyczy również projektów zakończonych niepowodzeniem i można ją rozliczyć nawet kilka lat wstecz. Największym wyzwaniem pozostaje prawidłowa identyfikacja działalności B+R i kosztów kwalifikowanych – a to obszar, w którym doświadczenie doradcy realnie przekłada się na wysokość oszczędności.
Skontaktuj się z ekspertami Ayming, aby sprawdzić, czy Twoja firma może skorzystać z ulgi B+R.
Źródła:
- Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 278, z późn. zm.) – w szczególności art. 18d (koszty kwalifikowane ulgi B+R). Tekst: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20250000278/T/D20250278L.pdf
- Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111, z późn. zm.) – w szczególności art. 70 § 1 (przedawnienie zobowiązania podatkowego) oraz art. 14k–14n (ochrona wynikająca z interpretacji indywidualnej).
- Ministerstwo Finansów, dane dotyczące rozliczeń ulgi B+R w CIT za lata 2016–2024 (stan na listopad 2024 r., najnowsze dostępne w chwili publikacji). gov.pl/finanse
- Interpretacje indywidualne Krajowej Informacji Skarbowej dotyczące konkretnych stanów faktycznych – baza eureka.mf.gov.pl.
FAQ
Nie. Ulga B+R nie jest uzależniona od wyniku projektu – działalność badawczo-rozwojowa jest definiowana przez systematyczne poszukiwanie nowych rozwiązań, a nie przez osiągnięcie zakładanego efektu. Projekt przerwany lub zakończony niepowodzeniem nadal kwalifikuje poniesione koszty do odliczenia.
Tak. Jeśli firma wykazuje stratę lub dochód niewystarczający do odliczenia, koszty kwalifikowane można przenieść na kolejnych sześć lat podatkowych (art. 18d ust. 8 ustawy o CIT).
Korektę deklaracji CIT można złożyć za okres nieprzedawniony – co do zasady za ostatnie 5 lat podatkowych, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej).
Przepisy wymagają ustalenia, jaka część czasu pracy pracownika dotyczyła realizacji działalności B+R (art. 18d ust. 2 pkt 1 ustawy o CIT), co w praktyce oznacza konieczność prowadzenia ewidencji czasu pracy dla osób zaangażowanych częściowo w projekty B+R.
Nie jest wymagana, ale zapewnia dodatkową ochronę prawną – firmie, która zastosuje się do otrzymanej interpretacji, organ podatkowy nie może naliczyć zaległości ani odsetek. Przy niejednoznacznym stanie faktycznym jest zalecana.
Tak. Kluczowym kryterium jest charakter działalności (systematyczność, element nowości, niepewność wynikowa), a nie to, na czyje zlecenie prace są prowadzone.
