Koszty kwalifikowane w uldze B+R – co firmy rozliczają najczęściej i gdzie popełniają błędy?

Koszty kwalifikowane decydują o wysokości ulgi B+R i bezpieczeństwie podatkowym firmy. Najczęściej rozliczane są koszty osobowe (94% firm), materiały i surowce (91%) oraz ekspertyzy zewnętrzne (78%) – to one generują najwięcej ryzyk. Sprawdź, jak je bezpiecznie rozliczyć z ekspertami Ayming.

Czym są koszty kwalifikowane w uldze B+R?

Koszty kwalifikowane są jednym z najważniejszych elementów rozliczenia ulgi badawczo-rozwojowej. To od ich prawidłowej identyfikacji zależą wartość odliczenia, bezpieczeństwo podatkowe i możliwość skutecznego wykorzystania preferencji w kolejnych latach.

Samo poniesienie wydatku związanego z rozwojem produktu lub technologii nie wystarcza jednak do zastosowania ulgi. Koszt musi dotyczyć działalności spełniającej ustawową definicję B+R, stanowić koszt uzyskania przychodów, należeć do katalogu wskazanego w przepisach oraz nie zostać podatnikowi zwrócony ani dodatkowo odliczony na innej podstawie.

Z danych Ayming wynika, że firmy najczęściej rozliczają koszty osobowe. Wskazuje je 94% badanych przedsiębiorstw. Na drugim miejscu znajdują się materiały i surowce, deklarowane przez 91% firm. Wysoko plasują się również ekspertyzy, opinie, usługi doradcze i badania nabywane od uprawnionych podmiotów systemu szkolnictwa wyższego i nauki – kategorię tę wskazuje 78% respondentów.

Jednocześnie to właśnie najczęściej wykorzystywane kategorie mogą generować najwięcej ryzyk. Problemy pojawiają się zwłaszcza wtedy, gdy firma nie potrafi wiarygodnie wykazać związku wydatku z działalnością B+R, zbyt szeroko kwalifikuje koszty, nie wyodrębnia ich w ewidencji albo nie uwzględnia ograniczeń wynikających z dotacji.

W artykule pokazujemy, które koszty przedsiębiorcy najczęściej uwzględniają w uldze B+R, jakie warunki dotyczą poszczególnych kategorii oraz jak ograniczyć ryzyko podatkowe.

Kiedy działalność firmy jest działalnością B+R?

Działalność badawczo-rozwojowa to działalność twórcza obejmująca badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowana systematycznie w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania ich do tworzenia nowych zastosowań.

Nie każda zmiana produktu, procesu lub usługi stanowi działalność B+R. Preferencja nie obejmuje rutynowych i okresowych zmian, nawet jeżeli prowadzą one do ulepszenia istniejącego rozwiązania. O kwalifikacji nie przesądzają również nazwa działu, branża firmy ani formalne określenie przedsięwzięcia jako „projektu badawczego”.

Koszt można objąć ulgą dopiero wtedy, gdy dotyczy działalności spełniającej ustawowe kryteria. Sam techniczny, niestandardowy lub kosztowny charakter zadania nie przesądza o prawie do odliczenia.

Koszty osobowe – najczęściej wykorzystywana kategoria

Koszty osobowe są najczęściej rozliczaną kategorią kosztów kwalifikowanych w uldze B+R.

Mogą obejmować:

• należności pracowników wynikające ze stosunku pracy,
• należności osób wykonujących zadania na podstawie umów zlecenia lub umów o dzieło,
• finansowane przez płatnika składki na ubezpieczenia społeczne związane z tymi należnościami.

Koszty te kwalifikują się wyłącznie w części odpowiadającej zaangażowaniu danej osoby w działalność badawczo-rozwojową. Jeżeli pracownik wykonuje zarówno zadania B+R, jak i czynności rutynowe lub operacyjne, firma nie powinna automatycznie uwzględniać pełnego wynagrodzenia.

Przepisy dotyczące standardowej ulgi B+R nie narzucają konkretnej formy ewidencji czasu pracy. Podatnik musi jednak dysponować wiarygodnym sposobem ustalenia, jaka część wynagrodzenia dotyczy działalności B+R. Ewidencja czasu pracy jest najczęściej stosowanym i bezpiecznym rozwiązaniem, ale nie jest jedynym możliwym dowodem.

Przy kwalifikowaniu wynagrodzeń związanych z urlopami oraz innymi usprawiedliwionymi nieobecnościami należy uwzględnić aktualne stanowisko Ministerstwa Finansów. Wydatków tych nie należy automatycznie wyłączać wyłącznie dlatego, że pracownik w danym dniu nie wykonywał czynności B+R.

Przykład z praktyki Ayming

Co trzeba wykazać, aby rozliczyć koszty osobowe w uldze B+R?

Firma powinna być w stanie określić:

• kto był zaangażowany w działalność B+R,
• jakie czynności wykonywały poszczególne osoby,
• w jakim zakresie ich praca dotyczyła B+R,
• jak ustalono proporcję kwalifikowanego wynagrodzenia,
• które zadania miały charakter twórczy, badawczy, rozwojowy lub testowy,
• które czynności były rutynowe albo operacyjne.

Przypisywanie wynagrodzeń do konkretnych projektów jest rekomendowanym sposobem dokumentowania związku kosztu z B+R, choć przepisy nie narzucają jednego modelu ewidencji projektowej.

Najczęstsze błędy przy kosztach osobowych

• kwalifikowanie pełnego wynagrodzenia mimo częściowego zaangażowania w B+R,
• brak wiarygodnego sposobu ustalenia proporcji wynagrodzenia,
• zbyt ogólne opisy stanowisk i wykonywanych zadań,
• brak rozróżnienia między czynnościami B+R a zadaniami rutynowymi,
• automatyczne kwalifikowanie wszystkich osób zatrudnionych w dziale technicznym,
• kwalifikowanie kosztów zespołów wspierających bez wykazania, jakie czynności wykonywały w działalności B+R,
• nieuwzględnianie różnic między stosunkiem pracy, umową zlecenia, umową o dzieło i współpracą B2B.

Faktura wystawiona przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą nie jest kosztem osobowym w rozumieniu ustawowego katalogu ulgi B+R.

Materiały i surowce w uldze B+R – co można rozliczyć?

Materiały i surowce są drugą najczęściej wskazywaną kategorią kosztów kwalifikowanych. Mogą obejmować wydatki na materiały i surowce zużywane w testach, prototypach, próbach technologicznych, eksperymentach i walidacji nowych rozwiązań.

W odpowiednich przypadkach do tej kategorii mogą zostać zaliczone komponenty, części lub próbki, jeżeli dla celów podatkowych mają charakter materiału albo surowca oraz są związane z prowadzoną działalnością B+R.

Ten sam rodzaj materiału może być wykorzystywany zarówno w działalności B+R, jak i w produkcji seryjnej. Nie powoduje to automatycznego wyłączenia całej kategorii, ale wymaga ustalenia i udokumentowania części faktycznie zużytej w B+R.

Przykład z praktyki Ayming.

Co trzeba wykazać, aby rozliczyć materiały i surowce w uldze B+R?

Firma powinna określić:

• z jaką działalnością B+R związany był dany materiał lub surowiec,
• w jakim teście, prototypie lub próbie technologicznej został wykorzystany,
• jaka ilość została zużyta w B+R,
• jaka część dotyczyła produkcji rutynowej lub działalności operacyjnej,
• w jaki sposób zużycie materiału było ewidencjonowane.

Najczęstsze błędy przy materiałach i surowcach

• automatyczne kwalifikowanie materiałów zużywanych w standardowej produkcji,
• brak udokumentowania ilości wykorzystanej w B+R,
• brak rozróżnienia między próbą technologiczną a produkcją seryjną,
• kwalifikowanie ogólnych zakupów magazynowych bez wykazania ich wykorzystania,
• obejmowanie ulgą kosztów pośrednich niezwiązanych z konkretnymi pracami B+R,
• kwalifikowanie wydatków wyłącznie na podstawie opisu znajdującego się na fakturze.

Ekspertyzy, opinie, usługi doradcze i badania

Ekspertyzy, opinie, usługi doradcze, usługi równorzędne oraz wyniki badań naukowych mogą być kosztami kwalifikowanymi, jeżeli zostały nabyte na potrzeby działalności B+R od podmiotów należących do kategorii wskazanych w przepisach ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce.

Dla zwykłego podatnika nie wystarcza więc, że usługa jest specjalistyczna i związana z projektem B+R. Należy również sprawdzić status podmiotu, od którego ją nabyto. Faktura otrzymana od dowolnej firmy doradczej, laboratorium komercyjnego albo niezależnego eksperta nie kwalifikuje się automatycznie do ulgi.

Szersze zasady mogą dotyczyć podmiotów posiadających status centrum badawczo-rozwojowego.

Co trzeba wykazać, aby rozliczyć ekspertyzy i usługi doradcze w uldze B+R?

W dokumentacji warto uwzględnić:

• zakres zleconej usługi,
• jej związek z działalnością B+R,
• cel wykorzystania ekspertyzy, opinii lub wyniku badania,
• rezultat usługi, np. raport, opinię, analizę lub wynik pomiaru,
• podstawę współpracy z wykonawcą,
• status podmiotu, od którego nabyto usługę.

Raport lub opinia nie zawsze są ustawowo wymagane w konkretnej formie, ale stanowią istotny dowód rzeczywistego wykonania usługi i jej związku z B+R.

Najczęstsze błędy przy rozliczaniu ekspertyz i usług doradczych

• kwalifikowanie ogólnych usług doradczych,
• brak związku usługi z działalnością B+R,
• zakup usługi od podmiotu niespełniającego ustawowych warunków,
• brak weryfikacji statusu wykonawcy,
• nieprecyzyjny opis przedmiotu umowy lub faktury,
• brak dowodów pokazujących rzeczywisty zakres i rezultat usługi,
• automatyczne kwalifikowanie usług zewnętrznych tylko dlatego, że dotyczą projektu technicznego.

Sprzęt specjalistyczny w uldze B+R – kiedy jest kosztem kwalifikowanym?

Kosztem kwalifikowanym może być nabycie sprzętu specjalistycznego wykorzystywanego bezpośrednio w działalności B+R, pod warunkiem że sprzęt ten nie stanowi środka trwałego.

Kategoria może obejmować między innymi:

• specjalistyczne urządzenia pomiarowe,
• drobny sprzęt laboratoryjny,
• naczynia i przyrządy laboratoryjne,
• urządzenia testowe,
• specjalistyczne narzędzia wykorzystywane bezpośrednio w B+R.

Nie należy utożsamiać tej kategorii z całym wyposażeniem stanowiska badawczego. Komputery ogólnego przeznaczenia, meble, wyposażenie biurowe lub urządzenia wykorzystywane głównie operacyjnie nie stają się kosztami kwalifikowanymi wyłącznie dlatego, że znajdują się w dziale B+R.

Jeżeli sprzęt stanowi środek trwały, jego ceny nabycia nie rozlicza się w tej kategorii. Analizie mogą natomiast podlegać odpisy amortyzacyjne.

Co trzeba wykazać, aby rozliczyć sprzęt specjalistyczny w uldze B+R?

Firma powinna ustalić:

• jaki sprzęt był wykorzystywany w B+R,
• w jakim celu został użyty,
• w jakim okresie i zakresie wspierał prowadzone prace,
• czy był wykorzystywany również operacyjnie,
• czy został prawidłowo zakwalifikowany dla celów podatkowych,
• czy nie stanowi środka trwałego.

Najczęstsze błędy przy rozliczaniu sprzętu specjalistycznego

• ujmowanie w tej kategorii ceny nabycia środka trwałego,
• kwalifikowanie wyposażenia ogólnego,
• brak wykazania bezpośredniego związku sprzętu z B+R,
• kwalifikowanie sprzętu wykorzystywanego głównie operacyjnie,
• brak dokumentacji sposobu i zakresu wykorzystania urządzenia.

Amortyzacja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych w uldze B+R

Kosztami kwalifikowanymi mogą być odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych w działalności B+R.

Co do zasady katalog nie obejmuje odpisów od:

• samochodów osobowych,
• budowli,
• budynków,
• lokali będących odrębną własnością.

Odrębne zasady dotyczą centrów badawczo-rozwojowych, które w określonych przypadkach mogą uwzględniać również amortyzację budynków, budowli i lokali.

Jeżeli aktywo służy wyłącznie działalności B+R, możliwe jest przeanalizowanie całego odpisu amortyzacyjnego. Jeżeli jest wykorzystywane również w działalności operacyjnej, należy ustalić część odpowiadającą wykorzystaniu w B+R.

Wyłączne wykorzystanie aktywa w działalności B+R nie wystarcza jednak samo w sobie. Odpis musi stanowić koszt uzyskania przychodów, dotyczyć aktywa niewyłączonego przez ustawę oraz nie zostać podatnikowi zwrócony.

Odrębna regulacja dotyczy odpisów amortyzacyjnych od wartości niematerialnych i prawnych w postaci kosztów prac rozwojowych. Ich rozliczenie wymaga uwzględnienia szczególnych zasad dotyczących kosztów składających się na wartość początkową.

Co trzeba wykazać, aby rozliczyć amortyzację w uldze B+R?

W praktyce warto posiadać:

• informację o środku trwałym lub WNiP wykorzystywanym w B+R,
• opis sposobu wykorzystania aktywa,
• okres wykorzystania w B+R,
• metodę ustalenia proporcji,
• powiązanie odpisu amortyzacyjnego z działalnością B+R,
• potwierdzenie, że odpis stanowi koszt uzyskania przychodów.

Najczęstsze błędy przy rozliczaniu amortyzacji

• kwalifikowanie pełnej amortyzacji mimo częściowego wykorzystania aktywa,
• brak wiarygodnego sposobu ustalenia proporcji,
• rozliczanie aktywów wykorzystywanych głównie w produkcji seryjnej,
• kwalifikowanie odpisów od samochodów osobowych lub nieruchomości bez uwzględnienia wyłączeń,
• nieuwzględnienie szczególnych zasad dotyczących centrów badawczo-rozwojowych,
• utożsamianie ceny nabycia środka trwałego z kosztem kwalifikowanym.

Aparatura naukowo-badawcza w uldze B+R – jakie są zasady rozliczenia?

Przepisy wyróżniają dwie odrębne kategorie:

1. odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej,
2. nabycie usługi wykorzystania aparatury naukowo-badawczej.

Koszty mogą zostać objęte ulgą, jeżeli aparatura jest wykorzystywana wyłącznie na potrzeby działalności B+R, a korzystanie z niej lub zakup usługi nie wynika z umowy zawartej z podmiotem powiązanym.

Kategoria może dotyczyć specjalistycznej aparatury laboratoryjnej, urządzeń pomiarowych, infrastruktury badawczej lub aparatury testowej. Nie obejmuje automatycznie zwykłych urządzeń wykorzystywanych do rutynowych pomiarów albo kontroli jakości w standardowej działalności.

Co trzeba wykazać, aby rozliczyć koszty aparatury naukowo-badawczej?

Firma powinna ustalić:

• jaka aparatura była wykorzystywana,
• czy była wykorzystywana wyłącznie na potrzeby B+R,
• w jakim zakresie i czasie była używana,
• jaki był jej związek z prowadzonymi badaniami, testami lub pomiarami,
• czy umowa została zawarta z podmiotem niepowiązanym,
• czy wydatek dotyczy korzystania z aparatury, czy zakupu usługi jej wykorzystania.

Najczęstsze błędy przy rozliczaniu aparatury naukowo-badawczej

• brak spełnienia warunku wyłącznego wykorzystania w B+R,
• zawarcie umowy z podmiotem powiązanym,
• nierozróżnianie odpłatnego korzystania od zakupu usługi wykorzystania aparatury,
• kwalifikowanie aparatury używanej w rutynowej kontroli jakości,
• brak dokumentacji czasu i zakresu wykorzystania,
• nieprawidłowe przypisanie kosztu do kategorii ustawowej.

Patenty, wzory użytkowe i wzory przemysłowe w uldze B+R – co można rozliczyć?

Kosztami kwalifikowanymi mogą być wydatki związane z uzyskaniem i utrzymaniem:

• patentu,
• prawa ochronnego na wzór użytkowy,
• prawa z rejestracji wzoru przemysłowego.

Mogą one obejmować między innymi:

• przygotowanie dokumentacji zgłoszeniowej,
• dokonanie zgłoszenia przed Urzędem Patentowym RP lub odpowiednim organem zagranicznym,
• wymagane tłumaczenia,
• opłaty urzędowe,
• koszty zastępstwa prawnego i procesowego,
• koszty odpierania zarzutów dotyczących spełnienia warunków uzyskania ochrony,
• opłaty okresowe i opłaty za odnowienie,
• koszty walidacji patentu europejskiego.

Nie każda usługa rzecznika patentowego ani każdy koszt obsługi prawnej jest automatycznie objęty ulgą. Wydatek musi dotyczyć czynności należących do katalogu ustawowego.

Co trzeba wykazać, aby rozliczyć koszty patentów i wzorów przemysłowych?

W dokumentacji warto wskazać:

• jakiego prawa własności przemysłowej dotyczy wydatek,
• jaki jest związek prawa z działalnością B+R,
• rodzaj prowadzonego postępowania,
• charakter poniesionego kosztu,
• zakres usług rzecznika patentowego lub pełnomocnika,
• dokumenty potwierdzające poniesienie opłat.

Najczęstsze błędy przy rozliczaniu patentów i wzorów przemysłowych

• rozliczanie ogólnych kosztów obsługi prawnej,
• brak związku chronionego rozwiązania z działalnością B+R,
• kwalifikowanie kosztów dotyczących praw niewymienionych w katalogu,
• brak rozróżnienia między uzyskaniem i utrzymaniem prawa a jego komercjalizacją,
• brak dokumentacji pozwalającej ustalić zakres wykonanej usługi.

Warto również sprawdzić, czy chronione prawo może generować dochody kwalifikowane do preferencji IP Box. Jest to jednak odrębna analiza i nie stanowi warunku rozliczenia kosztu w uldze B+R.

Koszty finansowane dotacją a ulga B+R – jak je rozliczyć?

Koszt sfinansowany lub zwrócony podatnikowi w ramach dotacji nie może zostać odliczony w uldze B+R w części objętej zwrotem.

Jeżeli dofinansowanie pokrywa jedynie część wydatku, możliwe jest przeanalizowanie części finansowanej ze środków własnych, pod warunkiem że:

• stanowi ona koszt uzyskania przychodów,
• należy do ustawowego katalogu,
• jest związana z działalnością B+R,
• nie została zwrócona ani odliczona na innej podstawie.

Nie należy określać tego problemu wyłącznie jako ryzyka „podwójnego finansowania”. Podstawową przeszkodą prawną jest fakt zwrócenia podatnikowi kosztu w określonej części.