Koszty kwalifikowane są jednym z najważniejszych elementów rozliczenia ulgi B+R. To od ich prawidłowej identyfikacji zależy wartość odliczenia, bezpieczeństwo podatkowe i możliwość skutecznego wykorzystania ulgi w kolejnych latach. Z danych Ayming wynika, że firmy najczęściej zgłaszają jako koszty kwalifikowane koszty osobowe. Robi to aż 94 proc. badanych firm. Na drugim miejscu znajdują się materiały i surowce, wskazywane przez 91 proc. firm. Wysoko plasują się również ekspertyzy, opinie, usługi doradcze i badania zakupione od jednostki naukowej. Tę kategorię deklaruje 78 proc. badanych. Jednocześnie to właśnie najczęściej rozliczane kategorie kosztów generują najwięcej ryzyk: brak właściwej ewidencji, zbyt szerokie kwalifikowanie wydatków, nieprawidłowe przypisanie kosztów do projektów B+R albo nieuwzględnienie ograniczeń wynikających z dotacji. W artykule pokazujemy, które koszty firmy najczęściej rozliczają w uldze B+R i jakie nieprawidłowości pojawiają się przy każdej kategorii.

Chcesz sprawdzić, jak firmy w Polsce korzystają z ulgi B+R i jakie kategorie kosztów rozliczają najczęściej? Pobierz przewodnik Ayming „Ulga B+R. Małymi krokami do większej innowacyjności”.

Więcej w przewodniku

Spis treści

1. Jakie koszty firmy najczęściej rozliczają w uldze B+R?
2. Koszty osobowe – najczęściej wykorzystywana kategoria
3. Materiały i surowce
4. Ekspertyzy, opinie i usługi doradcze
5. Sprzęt specjalistyczny
6. Amortyzacja środków trwałych i WNiP
7. Aparatura naukowo-badawcza
8. Koszty ochrony patentowej
9. Jak ograniczyć ryzyko błędów?
10. Podsumowanie

Jakie koszty firmy najczęściej rozliczają w uldze B+R?

Według danych Ayming najczęściej wskazywane kategorie wydatków na prowadzenie działalności B+R to:

• koszty osobowe – 94 proc.,
• materiały i surowce – 91 proc.,
• ekspertyzy, opinie, usługi doradcze i badania zakupione od jednostki naukowej – 78 proc.,
• sprzęt specjalistyczny wykorzystywany bezpośrednio w działaniach B+R – 66 proc.,
• amortyzacja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych – 54 proc.,
• nabycie usługi wykorzystania aparatury naukowo-badawczej – 34 proc.,
• koszty uzyskania patentu, ochrony wzoru użytkowego i przemysłowego – 31 proc.,
• odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej i nabycie usługi wykorzystania aparatury naukowo-badawczej – 28 proc.

Dane pokazują, że firmy najczęściej korzystają z kategorii bezpośrednio związanych z bieżącą realizacją projektów: pracy zespołów, materiałów, surowców i usług eksperckich. Rzadziej rozliczane są koszty związane z aparaturą naukowo-badawczą i ochroną własności przemysłowej, choć w wielu firmach mogą one mieć duże znaczenie dla pełnego wykorzystania potencjału ulgi.

Koszty osobowe – najczęściej wykorzystywana kategoria

Koszty osobowe są najczęściej rozliczaną kategorią kosztów kwalifikowanych. Mogą obejmować wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w działalność badawczo-rozwojową oraz wybrane składniki związane z zatrudnieniem.

Najważniejsze jest jednak ustalenie, jaka część pracy faktycznie dotyczy projektów B+R. Jeżeli pracownik wykonuje zarówno zadania rozwojowe, jak i rutynowe obowiązki operacyjne, firma nie powinna automatycznie kwalifikować pełnego wynagrodzenia.

Najczęstsze nieprawidłowości:

• kwalifikowanie pełnego wynagrodzenia, mimo częściowego zaangażowania w B+R,
• brak ewidencji czasu pracy lub innego wiarygodnego sposobu przypisania pracy do projektów,
• zbyt ogólne opisy stanowisk i zadań,
• brak rozróżnienia między pracami twórczymi a rutynowymi,
• przypisywanie kosztów zespołów pomocniczych bez wykazania ich bezpośredniego udziału w B+R.

Materiały i surowce

Materiały i surowce są drugą najczęściej wskazywaną kategorią kosztów kwalifikowanych. Mogą obejmować wydatki na komponenty, próbki, części, surowce lub materiały zużywane w testach, prototypach, próbach technologicznych i walidacji nowych rozwiązań.

Kluczowe jest wykazanie bezpośredniego związku między materiałem a konkretnym projektem B+R. Nie każdy materiał używany w firmie może być automatycznie uznany za koszt kwalifikowany.

Najczęstsze nieprawidłowości:

• kwalifikowanie materiałów zużywanych w standardowej produkcji,
• brak przypisania materiałów do konkretnego projektu B+R,
• brak dokumentacji zużycia materiałów w testach lub prototypach,
• nieuwzględnienie różnicy między próbą technologiczną a produkcją seryjną,
• rozliczanie materiałów magazynowych bez wykazania ich wykorzystania w działalności B+R.

Ekspertyzy, opinie i usługi doradcze

Firmy często korzystają z zewnętrznych ekspertyz, opinii, usług badawczych lub doradczych w ramach projektów B+R. Według danych Ayming tę kategorię wskazuje 78 proc. badanych firm.

Takie koszty mogą mieć znaczenie np. przy badaniach laboratoryjnych, analizach technologicznych, testach, opiniach naukowych lub specjalistycznych pomiarach. Trzeba jednak każdorazowo sprawdzić, czy usługa spełnia warunki przewidziane dla kosztów kwalifikowanych.

Najczęstsze nieprawidłowości:

• kwalifikowanie ogólnych usług doradczych niezwiązanych bezpośrednio z B+R,
• brak jasnego opisu zakresu usługi,
• brak dokumentacji efektu usługi, np. raportu, opinii lub wyniku badania,
• brak powiązania usługi z konkretnym projektem,
• nieuwzględnienie wymogów dotyczących podmiotu, od którego nabywana jest usługa.

Sprzęt specjalistyczny

Sprzęt specjalistyczny wykorzystywany bezpośrednio w działalności B+R wskazuje 66 proc. badanych firm. Może to obejmować np. wyposażenie stanowisk testowych, urządzenia pomiarowe, drobny sprzęt laboratoryjny lub narzędzia wykorzystywane w pracach rozwojowych.

Warunkiem jest bezpośredni związek sprzętu z działalnością B+R. Sprzęt używany w rutynowej działalności operacyjnej nie powinien być automatycznie kwalifikowany.

Najczęstsze nieprawidłowości:

• kwalifikowanie sprzętu wykorzystywanego głównie operacyjnie,
• brak przypisania sprzętu do prac B+R,
• brak dokumentacji wykorzystania sprzętu,
• kwalifikowanie wyposażenia ogólnego,
• nieuwzględnienie tego, czy sprzęt stanowi środek trwały.

Amortyzacja środków trwałych i WNiP

Amortyzację środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wskazuje 54 proc. badanych firm. Ta kategoria może obejmować odpisy amortyzacyjne od maszyn, urządzeń, oprogramowania lub innych aktywów wykorzystywanych w działalności badawczo-rozwojowej.

Jeżeli dany środek trwały jest wykorzystywany wyłącznie w B+R, rozliczenie może być prostsze. Jeżeli jednak służy zarówno projektom rozwojowym, jak i działalności operacyjnej, konieczne może być określenie proporcji.

Najczęstsze nieprawidłowości:

• kwalifikowanie pełnej amortyzacji mimo częściowego wykorzystania aktywa w B+R,
• brak ewidencji wykorzystania maszyny lub oprogramowania,
• rozliczanie aktywów wykorzystywanych głównie w produkcji seryjnej,
• brak powiązania odpisu amortyzacyjnego z konkretnym projektem,
• nieuwzględnienie ograniczeń dotyczących określonych kategorii aktywów.

Aparatura naukowo-badawcza

Kategorie związane z aparaturą naukowo-badawczą są wskazywane rzadziej niż koszty osobowe czy materiały. Nabycie usługi wykorzystania aparatury naukowo-badawczej deklaruje 34 proc. badanych firm, a odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej i nabycie usługi wykorzystania aparatury naukowo-badawczej – 28 proc.

Może to dotyczyć np. specjalistycznej aparatury laboratoryjnej, infrastruktury badawczej, urządzeń pomiarowych lub aparatury testowej wykorzystywanej w pracach B+R.

Najczęstsze nieprawidłowości:

• brak wykazania, że aparatura była używana w działalności B+R,
• brak dokumentacji czasu i zakresu wykorzystania aparatury,
• kwalifikowanie kosztów aparatury używanej do rutynowych pomiarów,
• nieprawidłowe przypisanie kosztu do projektu,
• brak weryfikacji warunków formalnych dla tej kategorii kosztów.

Koszty ochrony patentowej

Koszty uzyskania patentu, ochrony wzoru użytkowego lub przemysłowego wskazuje 31 proc. badanych firm. To kategoria szczególnie istotna dla organizacji, które tworzą własność intelektualną i planują jej komercjalizację.

Takie wydatki mogą obejmować m.in. koszty przygotowania dokumentacji zgłoszeniowej, opłaty urzędowe, obsługę rzecznika patentowego lub koszty tłumaczeń wymaganych w procedurze.

Najczęstsze nieprawidłowości:

• rozliczanie kosztów ochrony IP bez związku z działalnością B+R,
• brak dokumentacji pokazującej powiązanie wynalazku lub wzoru z projektem,
• mylenie kosztów ochrony prawnej z ogólnymi kosztami obsługi prawnej,
• nieuwzględnienie ograniczeń dotyczących rodzaju prawa własności przemysłowej,
• zbyt późna analiza potencjału IP Box przy komercjalizacji wyników B+R.

Jak ograniczyć ryzyko błędów?

Największym problemem przy kosztach kwalifikowanych nie jest zwykle brak projektów B+R, ale brak procesu, który pozwala prawidłowo przypisać koszty do tych projektów.

Aby ograniczyć ryzyko błędów, warto:

• zidentyfikować projekty B+R już na etapie ich realizacji,
• prowadzić ewidencję czasu pracy osób zaangażowanych w B+R,
• przypisywać materiały i surowce do konkretnych testów, prototypów lub prób,
• dokumentować wykorzystanie sprzętu, aparatury i środków trwałych,
• weryfikować, które koszty zostały sfinansowane z dotacji,
• regularnie aktualizować dokumentację projektową,
• analizować ulgę B+R jako element szerszej strategii finansowania innowacji.

Podsumowanie

Koszty kwalifikowane decydują o realnej wartości ulgi B+R. Dane Ayming pokazują, że firmy najczęściej rozliczają koszty osobowe, materiały i surowce oraz ekspertyzy i usługi badawcze. Rzadziej wykorzystywane są kategorie związane z aparaturą naukowo-badawczą i ochroną patentową, choć mogą mieć duże znaczenie w projektach technologicznych.

Każda kategoria kosztów wymaga jednak właściwego udokumentowania i powiązania z działalnością B+R. Największe ryzyka pojawiają się wtedy, gdy firma kwalifikuje koszty zbyt szeroko, nie prowadzi ewidencji albo rozlicza ulgę dopiero po zakończeniu roku.

Jeżeli chcesz sprawdzić, czy Twoja firma prawidłowo identyfikuje koszty kwalifikowane, skontaktuj się z ekspertami Ayming i porozmawiaj o bezpiecznym rozliczeniu ulgi B+R.