Masz nieodliczoną ulgę B+R, bo firma poniosła stratę lub miała zbyt niski dochód? Nie musisz czekać na zysk w kolejnych latach. Ulga na innowacyjnych pracowników pozwala zamienić tę kwotę na niższe zaliczki PIT już w bieżącym roku. Sprawdź, kto może z niej skorzystać i kiedy to się naprawdę opłaca.
Kto może skorzystać z ulgi na innowacyjnych pracowników – to musisz wiedzieć!
- Z ulgi skorzysta firma, która prowadzi działalność badawczo-rozwojową i ma prawo do ulgi B+R, ale nie odliczyła jej w całości, ponieważ poniosła stratę albo osiągnęła dochód niższy od kwoty przysługującego odliczenia.
- Drugim warunkiem jest status płatnika PIT, a w przypadku podatników CIT – uzyskiwanie przychodów innych niż przychody z zysków kapitałowych.
- Ulga obejmuje wynagrodzenia osób, które w danym miesiącu poświęcają na projekty badawczo-rozwojowe co najmniej 50% czasu pracy i pracują na umowę o pracę, zlecenia lub o dzieło; współpracy w modelu B2B nie obejmuje.
- Z ulgi nie skorzysta m.in. podatnik, któremu przysługuje zwrot ulgi B+R, zakład pracy chronionej oraz podatkowa grupa kapitałowa.
- Mechanizm polega na pomniejszeniu zaliczek PIT, a limit to nieodliczona kwota kosztów kwalifikowanych B+R pomnożona przez stawkę podatku podatnika, np. 800 000 zł × 19% = 152 000 zł.
- Zaliczki pomniejsza się od miesiąca następującego po miesiącu złożenia zeznania rocznego do końca roku podatkowego, w którym je złożono.
- Ulgę wykazuje się w deklaracji PIT-4R lub PIT-8AR, a nie w deklaracjach dotyczących CIT; podstawą prawną są art. 18db ustawy o CIT i art. 26eb ustawy o PIT.
Czym jest ulga na innowacyjnych pracowników?
Ulga na innowacyjnych pracowników to rodzaj preferencji podatkowej, która została wprowadzona do polskiego systemu jako mechanizm umożliwiający wykorzystanie niewykorzystanej korzyści podatkowej z ulgi B+R i wobec niej komplementarny.
Korzystanie z niej jest możliwe pod warunkiem uprzedniego prawa do ulgi badawczo-rozwojowej, nie jest więc samodzielnym instrumentem podatkowym i nie rozszerza katalogu kosztów kwalifikowanych B+R. Stanowi natomiast propozycję dla przedsiębiorców, którzy w poprzednim roku podatkowym odnotowali stratę lub dochód niższy od kwoty przysługujących im odliczeń z tytułu działalności badawczo-rozwojowej. Jest tym samym jednym z dostępnych sposobów rozliczenia nadwyżki kosztów poniesionych na działalność innowacyjną.
Na czym polega mechanizm ulgi na innowacyjnych pracowników?
Mechanizm ulgi polega na pomniejszeniu zaliczek na podatek dochodowy (PIT) oraz zryczałtowanego PIT od wynagrodzeń (i innych świadczeń) osób fizycznych bezpośrednio zaangażowanych w działalność badawczo-rozwojową. Pomniejszenie to dotyczy zaliczek, które płatnik jest zobowiązany odprowadzić do urzędu skarbowego, a wysokość możliwego pomniejszenia odpowiada iloczynowi kwoty nieodliczonej ulgi B+R i stawki podatku obowiązującej podatnika w danym roku podatkowym.
Kwota pomniejszenia nie może przekroczyć przysługującego limitu wynikającego z niewykorzystanej ulgi B+R i stosowana jest od miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono zeznanie podatkowe (do końca roku podatkowego, w którym złożono zeznanie).
Jak obliczyć limit ulgi na innowacyjnych pracowników? Przykład wyliczenia
Spółka rozlicza CIT według stawki 19% i nie odliczyła 800 000 zł kosztów kwalifikowanych B+R. Limit ulgi na innowacyjnych pracowników wynosi 800 000 zł × 19% = 152 000 zł. Spółka złożyła CIT-8 w marcu, a zaliczki PIT od tej części wynagrodzeń zespołu B+R, która przypada na projekty badawczo-rozwojowe, wynoszą 22 000 zł miesięcznie. Limit wyczerpie się po siedmiu miesiącach stosowania ulgi, a niewykorzystana część kosztów pozostaje do rozliczenia na zasadach ogólnych.
Od którego miesiąca można pomniejszać zaliczki w ramach ulgi na innowacyjnych pracowników?
Uprawnienie przysługuje od miesiąca następującego bezpośrednio po miesiącu złożenia zeznania rocznego, do końca roku podatkowego, w którym je złożono (art. 18db ust. 4 ustawy o CIT). Sporne pozostawało, czy chodzi o zaliczki pobrane w tym miesiącu, czy o zaliczki przekazywane wtedy do urzędu skarbowego. W interpretacjach z 30 października 2025 r. (0114-KDIP2-1.4010.506.2025.1.MR1), 6 listopada 2025 r. (0111-KDIB1-3.4010.518.2025.2.MBD) oraz 5 stycznia 2026 r. (0111-KDIB1-3.4010.607.2025.2.MBD) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że decyduje moment wpłaty zaliczki do urzędu skarbowego, a nie moment jej pobrania. Wcześniej organ prezentował stanowisko odwrotne.
Dla spółki z rokiem podatkowym równym kalendarzowemu, która złożyła CIT-8 w marcu 2026 r., oznacza to, że pierwszą pomniejszoną zaliczką jest ta pobrana w marcu i wpłacana do urzędu do 20 kwietnia, a ostatnią – pobrana w listopadzie i wpłacana do 20 grudnia 2026 r. Wcześniejsze stanowisko przesuwało oba te momenty o miesiąc.
Kto może skorzystać z ulgi na innowacyjnych pracowników? Warunki z art. 18db ustawy o CIT
Ulga na innowacyjnych pracowników poprawia bieżącą płynność przedsiębiorców realizujących projekty innowacyjne, muszą oni jednak spełniać określone kryteria. To, kto może skorzystać z ulgi na innowacyjnych pracowników, opisuje art. 18db ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, a dla podatników PIT – art. 26eb ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Prawo do ulgi przysługuje firmom spełniającym wszystkie z poniższych warunków:
- są podatnikami CIT lub PIT,
- są płatnikami PIT (odprowadzają zaliczki/ryczałt PIT od osób fizycznych),
- prowadzą działalność badawczo-rozwojową,
- posiadają prawo do ulgi B+R,
- nie mogli w danym roku w pełni odliczyć ulgi B+R, ponieważ ponieśli stratę podatkową lub osiągnęli dochód niższy niż kwota przysługującego odliczenia,
- (CIT) uzyskują przychody inne niż przychody z zysków kapitałowych.
Kto nie skorzysta z ulgi na innowacyjnych pracowników? Wyłączenia
Spełnienie powyższych warunków nie zawsze wystarczy. Ulga nie przysługuje:
- podatnikom, którym przysługuje zwrot gotówkowy z tytułu ulgi B+R,
- płatnikom zaliczek będącym m.in. zakładami pracy chronionej zatrudniającymi osoby niepełnosprawne (szczegółowe wyłączenia wskazuje ustawa),
- podatkowym grupom kapitałowym – PGK jest wyłącznie podatnikiem CIT, a płatnikami PIT są tworzące ją spółki.
Źródło: Ministerstwo Finansów, „Ulga na innowacyjnych pracowników CIT”, podatki.gov.pl (aktualizacja 15 grudnia 2025 r.).
Których pracowników obejmuje ulga na innowacyjnych pracowników?
Regulacje dotyczące korzystania z ulgi na innowacyjnych pracowników obejmują również warunki dotyczące samych pracowników oraz poziomu ich zaangażowania w działalność innowacyjną firmy. Przede wszystkim muszą oni przeznaczać na projekty badawczo-rozwojowe przynajmniej 50% swojego czasu pracy (w danym miesiącu), a pomniejszenie zaliczek uwzględnia jedynie tę część przychodów/wynagrodzenia, która przypada na realizację tych projektów.
Dlatego kluczowe znaczenie w procesie rozliczania omawianej ulgi ma precyzyjna ewidencja czasu pracy lub inna dokumentacja, na podstawie której możliwe jest ustalenie tych proporcji. W praktyce podatnik musi prowadzić dodatkową ewidencję czasu pracy dla potrzeb działalności B+R.
Pracownik objęty ulgą musi też uzyskiwać przychody, od których płatnik pobiera zaliczki/ryczałt PIT, w szczególności z tytułu:
- stosunku pracy (oraz pokrewnych), a także wypłacanego zasiłku pieniężnego z ubezpieczenia społecznego,
- umowy zlecenia lub umowy o dzieło,
- praw autorskich.
Umowa o pracę, zlecenie czy B2B – które formy współpracy obejmuje ulga na innowacyjnych pracowników?
Ulga obejmuje wyłącznie przychody, od których podatnik pobiera zaliczki lub zryczałtowany PIT jako płatnik. Poza mechanizmem pozostaje współpraca w modelu B2B – od faktury kontrahenta prowadzącego własną działalność gospodarczą nie pobiera się zaliczki PIT, nie ma zatem czego pomniejszyć. Firma, której zespół badawczo-rozwojowy opiera się głównie na kontraktach B2B, nie osiągnie korzyści z tej ulgi, nawet jeśli ma nieodliczoną ulgę B+R.
Ulga nie przysługuje też podatnikom wskazanym w sekcji „Kto nie skorzysta z ulgi na innowacyjnych pracowników? Wyłączenia”.
Ulga na innowacyjnych pracowników a odliczenie ulgi B+R w kolejnych latach – czym się różnią? Porównanie
Ulga na innowacyjnych pracowników jest dobrym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, którzy świadomie korzystają z preferencji podatkowych i sięgają po odliczenia dostępne w ramach ulgi B+R, oba mechanizmy są bowiem wobec siebie komplementarne. Omawiany instrument ma zastosowanie w sytuacji, gdy podatnik, który wypłaca wynagrodzenie pracownikom w ramach projektów badawczych i rozwojowych, nie wykorzystał przysługującej mu ulgi B+R ze względu na indywidualną sytuację (np. niedostateczne dochody lub stratę). W przypadku, gdy ulga na badania i rozwój została rozliczona, ulga na innowacyjnych pracowników nie ma zastosowania.
Należy też pamiętać, że omawiany instrument podatkowy wpływa na bieżące rozliczenie zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzeń innowacyjnych pracowników, nie zaś na wysokość kosztów podatkowych.
Nieodliczoną ulgę B+R można rozliczyć dwiema drogami: przez odliczenie w zeznaniach za sześć kolejnych lat podatkowych (art. 18d ust. 8 ustawy o CIT) albo szybciej – przez ulgę na innowacyjnych pracowników. Oba mechanizmy dotyczą tych samych kosztów kwalifikowanych, różnią się jednak momentem korzyści i wymogami.
| Kryterium | Ulga na innowacyjnych pracowników | Odliczenie ulgi B+R w kolejnych latach |
| Podstawa prawna | art. 18db ustawy o CIT, art. 26eb ustawy o PIT | art. 18d ust. 8 ustawy o CIT |
| Moment korzyści | co miesiąc, od miesiąca po złożeniu zeznania rocznego | w zeznaniu rocznym za rok, w którym wystąpi dochód |
| Czy wymaga dochodu | nie – wystarczą zaliczki PIT zespołu B+R | tak |
| Horyzont rozliczenia | do końca roku podatkowego, w którym złożono zeznanie | 6 kolejnych lat podatkowych |
| Gdzie się wykazuje | PIT-4R lub PIT-8AR | CIT-8 wraz z załącznikiem CIT/BR |
| Główne ryzyko | ewidencja czasu pracy i sposób rozliczenia puli kosztów | brak dochodu przez 6 lat oznacza utratę odliczenia |
Podstawą ulgi na innowacyjnych pracowników mogą być również koszty kwalifikowane nieodliczone w latach wcześniejszych. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził to w interpretacji z 27 października 2023 r. (0114-KDIP2-1.4010.498.2023.2.MR1).
Kiedy ulga na innowacyjnych pracowników się opłaca?
Sam fakt spełnienia warunków ustawowych nie przesądza o korzyści. Ulga na innowacyjnych pracowników nie zwiększa kwoty odliczenia – przyspiesza jego wykorzystanie. Decyduje więc to, czy firma potrzebuje środków teraz i czy ma zaliczki PIT, które można pomniejszyć.
Sytuacja firmy a opłacalność ulgi
| Sytuacja firmy | Ocena | Dlaczego |
| Strata podatkowa utrzymuje się od kilku lat | Opłaca się | zamienia odliczenie, które może przepaść po sześciu latach, na oszczędność w bieżącym roku |
| Strata w jednym roku, w kolejnym wysoki dochód | Zależy od skali | realną korzyścią jest wcześniejszy dostęp do środków, a nie dodatkowa kwota odliczenia |
| Zespół B+R pracuje głównie na kontraktach B2B | Nie zadziała | brak zaliczek PIT, które można pomniejszyć |
| Zaliczki PIT zespołu B+R są niskie względem limitu | Częściowo | limit nie zostanie wyczerpany w roku, resztę rozlicza się na zasadach art. 18d ust. 8 ustawy o CIT |
| Firma nie prowadzi ewidencji czasu pracy B+R | Najpierw ewidencja | bez niej nie da się wykazać progu 50%, a organ może zakwestionować prawo do ulgi |
Jak rozliczyć ulgę na innowacyjnych pracowników w puli kosztów B+R? Stanowisko MF i Dyrektora KIS
Na opłacalność wpływa też sposób ustalenia puli kosztów pozostałej do odliczenia w kolejnych latach. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacjach z 13 sierpnia 2025 r. (0114-KDIP2-1.4010.332.2025.2.MR1) i 9 grudnia 2025 r. (0114-KDIP2-1.4010.576.2025.1.MR1) przyjął wykładnię korzystną dla podatników: pulę pomniejsza kwota faktycznie niewpłaconych zaliczek PIT. Ministerstwo Finansów prezentuje stanowisko odmienne – z puli należy odjąć koszty kwalifikowane, które posłużyły do obliczenia pomniejszenia – i zapowiedziało weryfikację tych interpretacji.
Różnica jest wymierna. Spółka, która miała 500 000 zł nieodliczonych kosztów kwalifikowanych i nie wpłaciła w ramach ulgi 95 000 zł zaliczek, według wykładni Dyrektora KIS zachowuje 405 000 zł kosztów do rozliczenia w kolejnych latach, a według stanowiska Ministerstwa Finansów – 0 zł, ponieważ cała pula posłużyła do obliczenia pomniejszenia. Do czasu rozstrzygnięcia rozbieżności warto rozważyć wystąpienie o interpretację indywidualną.
Jakie ryzyka formalne wiążą się z ulgą na innowacyjnych pracowników?
Warunki skorzystania z ulgi na innowacyjnych pracowników obejmują też – oprócz obligatoryjnego prawa podatnika do ulgi B+R – określone wymogi formalne. Przeszkodą w sięgnięciu po ten mechanizm fiskalny jest bowiem niespójność dokumentacyjna pomiędzy rozliczeniem ulgi B+R a wykazaniem pracowników objętych ulgą lub brak stosownej ewidencji czasu pracy. Oba uchybienia mogą skutkować zakwestionowaniem prawa do ulgi oraz konsekwencjami podatkowymi.
Warto również pamiętać, że korzystanie z ulgi powinno zostać wykazane w odpowiednich deklaracjach płatnika PIT (np. PIT-4R lub PIT-8AR), a nie w deklaracjach dotyczących CIT.
Co grozi po utracie prawa do ulgi na innowacyjnych pracowników?
Jeżeli podatnik utraci prawo do odliczenia, kwoty wcześniej odliczone dolicza w zeznaniu podatkowym składanym za rok podatkowy, w którym to prawo utracił (art. 18db ust. 6 ustawy o CIT). Dokumentacja ulgi – ewidencja czasu pracy, wykaz pracowników objętych ulgą i spójność z rozliczeniem ulgi B+R – powinna więc powstawać na bieżąco, a nie dopiero na potrzeby kontroli.
Jak Ayming pomaga rozliczyć ulgę na innowacyjnych pracowników?
Prowadzimy firmy przez cały proces: od oceny prawa do ulgi, przez identyfikację pracowników spełniających kryterium 50% czasu pracy i wdrożenie ewidencji, po wyliczenie kwoty pomniejszenia oraz wsparcie w kontaktach z organami podatkowymi. Wspieramy 600 klientów w finansowaniu innowacji i uzyskaliśmy dla nich łącznie 0,5 mld zł ulg B+R.
Sprawdź, ile Twoja firma może odzyskać w bieżącym roku – skontaktuj się z naszym zespołem.
Źródła i podstawa prawna ulgi na innowacyjnych pracowników
- Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 554) – art. 18d, art. 18db.
- Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 592) – art. 26e, art. 26eb.
- Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2021 r. poz. 2105).
- Ministerstwo Finansów, „Ulga na innowacyjnych pracowników CIT”, podatki.gov.pl.
- Interpretacje indywidualne Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej: 0111-KDIB1-3.4010.607.2025.2.MBD, 0111-KDIB1-3.4010.518.2025.2.MBD, 0114-KDIP2-1.4010.506.2025.1.MR1, 0114-KDIP2-1.4010.576.2025.1.MR1, 0114-KDIP2-1.4010.332.2025.2.MR1, 0114-KDIP2-1.4010.498.2023.2.MR1, 0114-KDIP2-1.4010.672.2024.1.MR1, 0114-KDIP2-1.4010.24.2023.1.MR (baza eureka.mf.gov.pl).
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Nie. Firma wykazuje pomniejszenie zaliczek w deklaracji PIT-4R lub PIT-8AR i nie ma obowiązku wcześniejszego zawiadamiania urzędu skarbowego.
Nie. Beneficjentem ulgi jest firma jako podatnik i płatnik, a niewpłacone do urzędu środki może przeznaczyć na dowolny cel w prowadzonej działalności. Potwierdził to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 9 marca 2023 r. (0114-KDIP2-1.4010.24.2023.1.MR).
Nie. PGK jest wyłącznie podatnikiem CIT, natomiast płatnikami PIT pozostają tworzące ją spółki, dlatego mechanizm nie znajduje zastosowania.
Tak. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 27 października 2023 r. (0114-KDIP2-1.4010.498.2023.2.MR1) uznał, że nieodliczona kwota kosztów kwalifikowanych może obejmować koszty z lat poprzednich.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 11 lutego 2025 r. (0114-KDIP2-1.4010.672.2024.1.MR1) potwierdził taką możliwość wobec wynagrodzeń specjalistów alokowanych do działalności zwolnionej na podstawie decyzji o wsparciu. Ze względu na indywidualny charakter interpretacji warto potwierdzić to własnym wnioskiem.
Zobacz więcej
Przewodnik Ayming
Przewodnik po dotacjach dla firm - 2026. Sprawdź, ile możesz zyskać!
Pobierz teraz!