30 08 2018

System kafeteryjny jako część systemu motywacyjnego

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom pracowników, firmy coraz częściej decydują się na wprowadzenie w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) systemu kafeteryjnego.

Program kafeteryjny zdecydowanie wpisuje się w światowe trendy systemów motywacyjnych. Dzięki swojej specyfice dostosowuje się do indywidualnych potrzeb pracowników, którzy w ramach przyznanego przez pracodawcę limitu, sami za pomocą udostępnionej platformy rozdysponowują środki pieniężne według własnych potrzeb i upodobań. Niewątpliwą zaletą jest możliwość indywidualnego kształtowania pakietu przyznanych świadczeń. Istotne korzyści odczuwane są także przez pracodawcę. Korzystanie z systemu kafeteryjnego nie wiąże się z dodatkowymi kosztami, gdyż program dostępnych świadczeń ustalany jest na poziomie dotychczasowego budżetu socjalnego. Istotną zaletą dla działów HR jest również oszczędność czasu, poprzez możliwość generowania pomocnych zestawień zbiorczych, co ułatwia zarządzanie i administrowanie środkami w ramach ZFŚS.
 
Zarządzając środkami zgromadzonymi na ZFŚS, dostępnymi w ramach systemu kafeteryjnego należy bezwzględnie pamiętać o spełnieniu warunków wymaganych przez ustawę, w tym zachowaniu kryterium socjalnego. Tylko w ten sposób możemy uniknąć uciążliwych konsekwencji w postaci obowiązku zapłaty składek na ubezpieczenia społeczne. Ustawa o ZFŚS stanowi, że przyznawanie określonych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Korzystając z systemu kafeteryjnego w prosty sposób można sprostać wymogom ustawy, gdyż każdy pracownik może otrzymać kwotę dofinansowania dostosowaną do sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej.
 
Kolejnym warunkiem jest finansowanie działalności socjalnej na rzecz pracowników. Pracodawca może sfinansować osobom uprawnionym dopłaty do różnych form wypoczynku, np. do biletów wstępu na koncert, do kina, teatru, opery, dopłaty do karnetów na basen, siłowni, na zakup sprzętu oraz wyposażenia sali gimnastycznej w firmie, itp. W ramach finansowanego pakietu socjalnego mogą znaleźć się również pikniki dla pracowników oraz ich rodzin, bony towarowe, paczki okolicznościowe dla dzieci a także zapomogi. Należy jednak pamiętać, że nie wszystkie benefity oferowane w ramach programu kafeteryjnego mogą zostać sfinansowane ze środków ZFŚS. Nie należy zatem finansować wydatków takich jak opieka medyczna, szczepienia ochronne, szkolenia, dokształcanie, bilety na dojazd do pracy, ubezpieczenie na życie, czy posiłki na stołówce. Wydatki te mogą zostać sfinansowane wyłącznie ze środków obrotowych firmy.
 
Autor: Aneta Łopińska, Konsultant w Dziale Ubezpieczeń Społecznych i Środowiska Pracy w Ayming Polska