Koszty kwalifikowane w uldze na CSR – co można odliczyć, a czego nie?

Ulga na CSR jest preferencją podatkową, która umożliwia przedsiębiorcom realizującym działania odpowiedzialne społecznie odliczenie od podstawy opodatkowania 50% kosztów związanych z ich prowadzeniem. Korzystanie z niej nastręcza jednak niekiedy trudności, głównie związanych z prawidłową interpretacją obowiązujących przepisów.

Dlaczego koszty w uldze na CSR sprawiają trudności interpretacyjne?

Trudności związane z interpretacją kosztów w kontekście ich kwalifikowalności do omawianej ulgi wiążą się często z faktem, że wiele firm realizuje działania określane jako CSR bez uprzedniej ich analizy pod kątem podatkowym. W efekcie ryzykują błędy w tym zakresie, uznając za działania CSR w rozumieniu podatkowym darowizny, wydatki na sponsoring niewłaściwy lub aktywności czysto wizerunkowe.

W praktyce nie wszystkie inicjatywy, które intuicyjnie wydają się wpisywać w definicję społecznej odpowiedzialności, spełniają ustawowe warunki skorzystania z ulgi na CSR.

Dla prawidłowej interpretacji działań społecznych kluczowe znaczenie ma nie sama nazwa realizowanego projektu, lecz realny cel podejmowanych działań, a także charakter ponoszonych wydatków. Jeśli bowiem chodzi o koszty kwalifikowane, ulga na CSR obwarowana jest konkretnymi ograniczeniami.

Na czym w praktyce polega ulga na CSR?

Zasada działania ulgi polega na możliwości dodatkowego odliczenia od podstawy opodatkowania określonych wydatków poniesionych na realizację działań o charakterze społecznym. Ustawodawca precyzyjnie określił kategorie wydatków, które podatnik może uwzględnić przy rozliczaniu tej preferencji podatkowej, ponieważ nie wszystkie działania odpowiedzialne społecznie spełniają ustawowe kryteria. Dlatego tak duże znaczenie ma analiza kosztów i ich weryfikacja pod kątem potencjalnej ulgi już na etapie planowania działań.

Ulga dostępna jest podatnikom rozliczającym się podatkiem CIT lub PIT, którzy ponoszą wydatki mieszczące się w ramach obowiązujących regulacji.

Jakie koszty mogą zostać uznane za kwalifikowane?

Jeśli chodzi o koszty kwalifikowane, ulga na CSR dotyczy w szczególności aktywności związanych z promocją i wspieraniem sportu, kultury, szkolnictwa wyższego oraz nauki. Istotne jest, aby środki te były wydatkowane na działania o jasno sprecyzowanym celu społecznym, realizowane w określonej formule.

W procesie rozliczania ulgi istotną rolę odgrywa dokumentacja, wprost wiążąca dany koszt z konkretnym działaniem społecznym, dlatego jej gromadzenie na etapie realizacji projektu ma szczególne znaczenie. Każdy z kosztów powinien być również indywidualnie zweryfikowany pod kątem zgodności z wymogami formalnymi i kryteriami ustawowymi.

Poniżej prezentujemy przykładowe koszty, które spełniają warunki ustawowe i mogą być uwzględnione przy omawianej preferencji podatkowej.

Przykłady kosztów, które mogą być kwalifikowane (TAK):

• zakup sprzętu, materiałów lub produktów przekazywanych podmiotom prowadzącym działalność sportową, kulturalną lub wspierającym szkolnictwo wyższe i naukę,
• koszty organizacji działań społecznych realizowanych przez kwalifikowane podmioty, np. warsztaty edukacyjne prowadzone przez uczelnię, wydarzenia sportowe organizowane przez klub sportowy,

• koszty usług niezbędnych do realizacji projektu (np. wynajem sal, obsługa techniczna wydarzeń, transport materiałów),

• koszty przygotowania i realizacji projektu CSR, jeśli nie mają charakteru promocyjnego,

• sponsoring właściwy – czyli świadczenia ekwiwalentne (np. ekspozycja logo w ramach umowy), dotyczące działalności sportowej/kulturalnej/edukacyjnej i spełniające warunki kosztów uzyskania przychodów.

Jakich wydatków nie można rozliczyć w ramach ulgi

Równie ważna, jak świadomość kosztów kwalifikujących się do rozliczenia, jest wiedza o tym, jakie wydatki nie spełniają ustawowych kryteriów.

Przedsiębiorcy często błędnie uznają za kwalifikowane koszty:

• koszty marketingowe i reklamowe, które nie są związane z finansowaniem działań sportowych, kulturalnych lub wspierających szkolnictwo wyższe i naukę,
• darowizny,
• sponsoring niewłaściwy – czyli świadczenia jednostronne, nieekwiwalentne,
• wydatki związane z działalnością polityczną lub religijną — ponieważ nie stanowią KUP i nie mieszczą się w katalogu działalności objętej ulgą
• koszty połączone z działalnością komercyjną podmiotu trzeciego
• wydatki o charakterze prywatnym lub wewnętrznym
• koszty niewłaściwie udokumentowane lub nieweryfikowalne

Darowizny, wydatki na sponsoring niewłaściwy lub o charakterze czysto promocyjnym nie mieszczą się w ramach ulgi CSR, ponieważ nie mają jednoznacznego celu społecznego, edukacyjnego lub kulturalnego. Poniesione koszty nie mogą być także źródłem wyłącznej korzyści biznesowej.

Poniżej prezentujemy przykładowe koszty, które nie spełniają kryteriów i nie mogą być uwzględnione przy omawianej preferencji podatkowej.

Przykłady kosztów, które nie podlegają odliczeniu (NIE):

• darowizny pieniężne, niezależnie od celu ich przekazania,
• sponsoring niewłaściwy (nieekwiwalentny),
• koszty reklamowe i wizerunkowe niezwiązane z kwalifikowaną działalnością (np. kampanie PR lub reklama towarzysząca akcji społecznej),
• wydatki, których głównym celem jest promocja marki, a nie realizacja społecznego celu,
• projekty nazwane jako CSR, które nie spełniają ustawowych warunków.

Ulga na CSR a planowanie i rozliczenie podatkowe

Stosunkowo często pojawiające się błędy interpretacyjne przy kwalifikacji kosztów wiążą się z koniecznością dogłębnej analizy projektów pod kątem podatkowym. Kluczowa jest współpraca działów finansowych i operacyjnych już na etapie planowania działań.

Jeśli chodzi o rozliczenie ulgi, należy pamiętać, że:

• wydatki rozlicza się w roku podatkowym, w którym zostały poniesione,

• ulgi nie można przenieść na kolejne lata,

• odliczenie jest limitowane dochodem z działalności gospodarczej (PIT) lub dochodem z innych źródeł niż zyski kapitałowe (CIT).

Ulga na CSR może być istotnym instrumentem finansowego wsparcia, umożliwiającym efektywne gospodarowanie środkami i ich reinwestycję. Największe korzyści odnoszą przedsiębiorstwa, które świadomie planują działania społeczne, weryfikując je pod kątem podatkowym oraz poprawnie je dokumentują.