Kto może skorzystać z ulgi na innowacyjnych pracowników i kiedy ma to sens?

Czym jest ulga na innowacyjnych pracowników?

Ulga na innowacyjnych pracowników to rodzaj preferencji podatkowej, która została wprowadzona do polskiego systemu jako mechanizm umożliwiający wykorzystanie niewykorzystanej korzyści podatkowej z ulgi B+R i wobec niej komplementarny.

Korzystanie z niej jest możliwe pod warunkiem uprzedniego prawa do ulgi badawczo-rozwojowej, nie jest więc samodzielnym instrumentem podatkowym i nie rozszerza katalogu kosztów kwalifikowanych B+R. Stanowi natomiast propozycję dla przedsiębiorców, którzy w poprzednim roku podatkowym odnotowali stratę lub dochód niższy od kwoty przysługujących im odliczeń z tytułu działalności badawczo-rozwojowej. Jest tym samym jednym z dostępnych sposobów rozliczenia nadwyżki kosztów poniesionych na działalność innowacyjną.

Na czym polega mechanizm ulgi? Fakty

Mechanizm ulgi polega na pomniejszeniu zaliczek na podatek dochodowy (PIT) oraz zryczałtowanego PIT od wynagrodzeń (i innych świadczeń) osób fizycznych bezpośrednio zaangażowanych w działalność badawczo-rozwojową. Pomniejszenie to dotyczy zaliczek, które płatnik jest zobowiązany odprowadzić do urzędu skarbowego, a wysokość możliwego pomniejszenia odpowiada iloczynowi kwoty nieodliczonej ulgi B+R i stawki podatku obowiązującej podatnika w danym roku podatkowym.

Kwota pomniejszenia nie może przekroczyć przysługującego limitu wynikającego z niewykorzystanej ulgi B+R i stosowana jest od miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono zeznanie podatkowe (do końca roku podatkowego, w którym złożono zeznanie).

Kto może skorzystać z ulgi na innowacyjnych pracowników?

Ulga na innowacyjnych pracowników jest bardzo korzystnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców realizujących projekty innowacyjne, muszą oni jednak spełniać określone kryteria. To, kto może skorzystać z ulgi na innowacyjnych pracowników, opisuje ustawa, zgodnie z którą prawo do ulgi przysługuje firmom spełniającym wszystkie z poniższych warunków:

• są podatnikami CIT lub PIT,
• są płatnikami PIT (odprowadzają zaliczki/ryczałt PIT od osób fizycznych),
•  prowadzą działalność badawczo-rozwojową,
• posiadają prawo do ulgi B+R,
• nie mogli w danym roku w pełni odliczyć ulgi B+R, ponieważ ponieśli stratę podatkową lub osiągnęli dochód niższy niż kwota przysługującego odliczenia,
• (CIT) uzyskują przychody inne niż przychody z zysków kapitałowych.

Których pracowników obejmuje ulga?

Regulacje dotyczące korzystania z ulgi na innowacyjnych pracowników obejmują również warunki dotyczące samych pracowników oraz poziomu ich zaangażowania w działalność innowacyjną firmy. Przede wszystkim muszą oni przeznaczać na projekty badawczo-rozwojowe przynajmniej 50% swojego czasu pracy (w danym miesiącu), a pomniejszenie zaliczek uwzględnia jedynie tę część przychodów/wynagrodzenia, która przypada na realizację tych projektów.

Dlatego kluczowe znaczenie w procesie rozliczania omawianej ulgi ma precyzyjna ewidencja czasu pracy lub inna dokumentacja, na podstawie której możliwe jest ustalenie tych proporcji. W praktyce podatnik musi prowadzić dodatkową ewidencję czasu pracy dla potrzeb działalności B+R.

Pracownik objęty ulgą musi też uzyskiwać przychody, od których płatnik pobiera zaliczki/ryczałt PIT, w szczególności z tytułu:

• stosunku pracy (oraz pokrewnych), a także wypłacanego zasiłku pieniężnego z ubezpieczenia społecznego,
• umowy zlecenia lub umowy o dzieło,
• praw autorskich.

Z mechanizmu wykluczeni są podatnicy będący płatnikami zaliczek, którzy są m.in. zakładami pracy chronionej zatrudniającymi osoby niepełnosprawne (szczegółowe wyłączenia wskazuje ustawa).

Ulga na innowacyjnych pracowników a ulga B+R

Ulga na innowacyjnych pracowników jest dobrym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, którzy świadomie korzystają z preferencji podatkowych i sięgają po odliczenia dostępne w ramach ulgi B+R, oba mechanizmy są bowiem wobec siebie komplementarne. Omawiany instrument ma zastosowanie w sytuacji, gdy podatnik, który wypłaca wynagrodzenie pracownikom w ramach projektów badawczych i rozwojowych, nie wykorzystał przysługującej mu ulgi B+R ze względu na indywidualną sytuację (np. niedostateczne dochody lub stratę). W przypadku, gdy ulga na badania i rozwój została rozliczona, ulga na innowacyjnych pracowników nie ma zastosowania.

Należy też pamiętać, że omawiany instrument podatkowy wpływa na bieżące rozliczenie zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzeń innowacyjnych pracowników, nie zaś na wysokość kosztów podatkowych.

Ograniczenia i ryzyka formalne

Warunki skorzystania z ulgi na innowacyjnych pracowników obejmują też – oprócz obligatoryjnego prawa podatnika do ulgi B+R – określone wymogi formalne. Przeszkodą w sięgnięciu po ten mechanizm fiskalny jest bowiem niespójność dokumentacyjna pomiędzy rozliczeniem ulgi B+R a wykazaniem pracowników objętych ulgą lub brak stosownej ewidencji czasu pracy. Oba uchybienia mogą skutkować zakwestionowaniem prawa do ulgi oraz konsekwencjami podatkowymi.

Warto również pamiętać, że korzystanie z ulgi powinno zostać wykazane w odpowiednich deklaracjach płatnika PIT (np. PIT-4R lub PIT-8AR), a nie w deklaracjach dotyczących CIT.