Podatnicy prowadzący działalność badawczo-rozwojową, którzy zamierzają skorzystać z odliczenia ulgi B+R, są zobowiązani do wyodrębnienia kosztów kwalifikowanych w swojej ewidencji księgowej. Z badania Kantar wynika, że 19 proc. firm korzystających z ulgi ocenia ten etap rozliczenia za problematyczny.
Przepisy ustawy o podatku dochodowym i ustawy o rachunkowości nie zawierają szczegółowych wytycznych odnośnie sposobu prowadzenia ewidencji księgowej. Przyjmuje się, że wystarczy ująć te koszty w odrębnej ewidencji pomocniczej prowadzonej dla celów rachunkowych, np. na kontach pozabilansowych do ksiąg pomocniczych. Ważne, aby zastosowany sposób wyodrębnienia umożliwiał zidentyfikowanie kosztów kwalifikowanych odnoszących się do prowadzonych działań B+R.
Na ewidencję księgową kosztów kwalifikowanych składa się:
- ewidencja zużycia kosztów kwalifikowanych poświęconych na B+R
Z ewidencji tej musi wynikać, że koszty zostały przypisane wyłącznie do działalności B+R. Jednym z najczęściej rozliczanych kosztów kwalifikowanych są koszty osobowe, przy opisywaniu których trzeba zachować szczególną dokładność. Ewidencja czasu pracy powinna być deklarowana kierownikowi przez pracownika, który wskazuje, ile czasu poświęcił na prace B+R. W przypadku używania materiałów i surowców do projektów B+R, ich ewidencja powinna być odpowiednio powiązana z kosztami nabycia (fakturami), a w przypadku stosowania kosztu uśrednionego należy zweryfikować algorytmy, które są w tym celu używane.
- ewidencja niezbędna do wykazania, że koszty zostały realnie poniesione i są zgodne z definicjami obowiązującymi w danym roku podatkowym.
Z takiej ewidencji musi wynikać, że koszty są kosztami podatkowymi poniesionymi w powiązanym okresie rozliczeniowym. W przypadku usług dostarczanych przez inne podmioty, należy mieć odpowiednio udokumentowaną współpracę oraz poniesienie kosztów. Chodzi np. o ekspertyzy, które zostały zakupione od jednostki naukowej czy usługi badań lub testów, które są powiązane z konkretną aparaturą. Wszelkie koszty muszą być wyodrębnione zgodnie ze standardami rachunkowymi – najlepiej w księgach podatkowych na dedykowanych kontach – wyjaśnia inżynier Paweł Perzyński, Ekspert ds. Ulgi B+R w Dziale Innowacji, Ulg i Dotacji w Ayming Polska.
Zdaniem podatnika
Emil Orłowski, Kierownik Działu Ekonomicznego, Instytut Badań i Rozwoju Motoryzacji BOSMAL
W naszej ocenie ulga B+R to prosty mechanizm. Wystarczy jedynie, aby wyodrębnione koszty kwalifikowane, spełniające kryteria zawarte w przepisach, zostały udokumentowane i skalkulowane we właściwy sposób i finalnie odjęte ponownie od dochodu. Ten etap jest najmniej pracochłonny i technicznie łatwy do wykonania. Regulacja dotycząca tego etapu jest klarowna i nie budzi wątpliwości.
Natomiast spełnienie wymogu wyodrębnienia w księgach kosztów kwalifikowanych było dla nas wyzwaniem z trzech powodów. Po pierwsze, brakuje szczegółowej regulacji w przepisach co do formy takiej ewidencji. Przepis pozostawiający podatnikowi swobodę działania w zakresie dokumentacji rodzi ryzyko kwestionowania przez organy podatkowe prawidłowości wykazywanych kosztów kwalifikowanych. Po drugie, musieliśmy przeszkolić personel w zakresie odpowiedniego dokumentowania zdarzeń. Chodziło o osoby nie tylko z działów finansowych i księgowych, ale też z działów operacyjnych.
Po trzecie, należało wprowadzić nowe procedury umożliwiające identyfikację i ocenę projektów o charakterze badawczo-rozwojowym. Konieczne staje się sformalizowanie nowego obiegu informacji, który powinien umożliwić ocenę podejmowanych działań pod kątem identyfikacji działalności B+R, oraz wprowadzenie nowych regulacji, które delegują obowiązki do poszczególnych obszarów firmy.
Dużym wyzwaniem okazało się również zaprojektowanie systemu ewidencji danych księgowych, który nie będzie kolidował z systemem zapewniającym informację finansową do celów zarządzania i sprawozdawczości statutowej.
Najczęstsze nieprawidłowości
- zakwalifikowanie w ewidencji pomocniczej kosztów, które nie są kosztami uzyskania przychodu
- ewidencjonowanie kosztów osobowych w 2018 r. w cyklach rocznych zamiast w cyklach miesięcznych.
- zastosowanie sposobów podziału, które nie odzwierciedlają rzeczywistych kosztów poniesionych na realizację działalności B+R
Brak komentarzy