Dokumentowanie działalności badawczo-rozwojowej jest jednym z podstawowych obowiązków podatnika chcącego skorzystać z ulgi B+R. Tymczasem z naszego badania wynika, że 28 proc. firm korzystających z ulgi ocenia przygotowanie takiej dokumentacji jako trudny etap w procesie rozliczenia.
Może to wynikać z faktu, że sposób opisu projektów badawczo-rozwojowych nie jest ustalony przez ustawodawcę, nie tłumaczą go również indywidualne interpretacje podatkowe. To, jak firma będzie dokumentować swoje działania badawczo-rozwojowe, jest jej indywidualną decyzją. Sposób zbierania dokumentacji zależy przede wszystkim od wewnętrznych ustaleń przedsiębiorstwa i od obowiązujących w nim standardów w zakresie prowadzenia projektów – nie tylko badawczo-rozwojowych.
Dokumentacja do ulgi B+R
Warto, aby dokumentacja prac B+R była prowadzona na bieżąco i opisywała w merytoryczny sposób działania podatnika w zakresie projektów badawczo-rozwojowych. Gdy przedsiębiorca prowadzi już dokumentację projektów, należy dokonać jej przeglądu pod kątem możliwości dokumentowania działalności B+R. Często zdarza się, że cel prowadzonej dokumentacji i jej zakres nie mogą stanowić bezpośredniego dowodu, że projekt spełnia definicję działalności badawczo-rozwojowej. Zazwyczaj za prowadzeniem dokumentacji projektowej stoi chęć zbadania opłacalności ekonomicznej projektu lub wykazanie poniesionych kosztów do celów zarządczych.
Najlepszą metodą na prawidłowe udokumentowanie działań badawczo-rozwojowych jest posługiwanie się kartą projektu. Powinna ona opisywać wszystkie prowadzone działania w sposób na tyle szczegółowy, aby w przypadku kontroli nie pojawiły się żadne wątpliwości, że dane zadanie było niezbędne w całym procesie badawczo-rozwojowym. Przed opracowaniem takiej karty projektu warto przeanalizować definicję działalności badawczo-rozwojowej.
Karta projektu
– Najczęstszym błędem przy wypełnianiu karty projektu jest nieodpowiednie zdefiniowanie celu, który jest bardzo ogólny i pozbawiony jakichkolwiek parametrów technicznych. Poziom szczegółowości opisów zawartych w karcie projektu jest uzależniony od charakteru prowadzonych badań. Opis efektu końcowego powinien odpowiadać celowi projektu, wyzwaniom badawczym oraz ryzykom i nie może być oderwany od wcześniejszych opisów w karcie projektu – zauważa Wojciech Popardowski, Kierownik Projektu w Dziale Innowacji, Ulg i Dotacji w Ayming Polska.
W trakcie realizacji projektu badawczo-rozwojowego zdarza się, że uzyskane wyniki zmuszają do zmiany pierwotnych założeń technicznych. Takie zmiany również powinny zostać opisane w karcie projektu wraz ze wskazaniem, w jaki sposób przełożą się na dalszą realizację projektu i osiągnięcie zakładanego celu.
W podsumowaniu projektu koniecznie należy określić osiągnięte parametry techniczne, jakościowe lub funkcjonalne. W celu udowodnienia uzyskanych wyników, do karty projektu powinno się dołączyć wyniki badań i analiz, opracowane raporty badawcze, przygotowane opinie lub przynajmniej wymienić ich nazwy wraz ze wskazaniem miejsca, gdzie zostały zarchiwizowane.
Końcowym etapem rozliczenia ulgi jest złożenie deklaracji CIT-BR lub PIT-BR. Podatnik samodzielnie wypełnia deklarację udostępnioną na platformie administracji państwowej. Zebrana dokumentacja projektowa oraz prowadzona ewidencja księgowa pozwolą w pełny i poprawny sposób odliczyć wszystkie poniesione koszty kwalifikowane.
Najczęstsze nieprawidłowości
- nieodpowiednie zdefiniowanie celu projektu, który jest bardzo ogólny i pozbawiony parametrów technicznych
- brak systematyczności w prowadzeniu dokumentacji, co skutkuje przeoczeniami lub niepełnym opisem projektów
- niedostosowanie zakresu prowadzonej dokumentacji do celu projektu (zbyt szczegółowe lub za ogólne)
- nieuwzględnianie zmian w projekcie, przez co jego cel i zakładane parametry są rozbieżne z osiągniętymi rezultatami
Brak komentarzy