Wybierz stronę kraju
Zamknij

Sporządzanie i czas przechowywania listy płac

Home > Analizy i aktualności > Aktualności > Sporządzanie i czas przechowywania listy płac
Aktualności
Kwiecień 14, 2016

Obowiązek sporządzenia listy płac nie wynika jednoznacznie wprost z żadnego przepisu polskiego prawa. Niemniej sporządzanie i korekta listy płac są konieczne chociażby ze względu na niezbędność prawidłowego ustalenia zobowiązań składkowo-podatkowych.

 

Nie istnieje przepis nakazujący wprost sporządzania listy płac w rozliczeniach między pracodawcą, pracownikiem a organami publicznymi (urząd skarbowy, ZUS). Jednak ze względu na konieczność prawidłowego ustalenia m.in. zobowiązań składkowo-podatkowych i kwoty do wypłaty, jak również ich weryfikacji przez organy kontroli, tworzenie listy płac jest niezbędne.

Lista płac może być dowodem, na podstawie którego dokonuje się ewidencji wynagrodzeń brutto w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Jeśli wynagrodzenia są wypłacane w kasie firmy (w gotówce), lista płac jest dokumentem, na którym pracownik potwierdza odebranie wynagrodzenia zarówno w gotówce, jak i w naturze (gdy wypłata w tej formie jest w danym przypadku możliwa i zgodna z przepisami). Taka lista stanowi dowód księgowy, choć ustawodawca dopuszcza zaliczanie wynagrodzeń w koszty podatkowe również na podstawie innych dokumentów, np. indywidualnej (imiennej) karty przychodów pracownika (pkt 12 załącznika nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów). Lista płac stanowi również dowód służący do ewidencjonowania wynagrodzeń w podmiotach prowadzących tzw. pełną księgowość.

Pracodawca ma obowiązek przechowywać listy płac przez okres 50 lat. Taki obowiązek wynika  z art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 1440) – dalej u.e.r.

Zgodnie z art. 125a ust. 4 u.e.r. płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.
Oznacza to w konsekwencji, że pracodawca po prostu musi przechowywać te dokumenty przez okres wskazany w ustawie. Należy zwrócić uwagę na fakt, że dokumentacja przekazywana do ZUS jest już dokumentem pośrednim, a nie źródłowym sporządzonym na podstawie listy płac i nie może stanowić podstawy do weryfikacji, gdyż w pierwszej kolejności prawo to przyznaje się dokumentom pierwotnym tj. np. liście płac. Reasumując pracodawca powinien dołożyć należytej staranności i dokonać archiwizacji dokumentacji płacowej na okres 50 lat zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Pokaż komentarze