Każda firma, która wprowadza nowe lub ulepsza istniejące procesy, produkty czy usługi, a dodatkowo odprowadza podatek PIT lub CIT, może skorzystać z istniejącej od 2016 roku ulgi B+R, czyli ulgi badawczo-rozwojowej. Umożliwia ona odliczenie 100% kosztów kwalifikowanych, w przypadku kosztów osobowych 200% (200% w przypadku CBR-ów).
W przeciwieństwie do konkursów dotacyjnych, skorzystanie z ulgi nie wymaga złożenia specjalnego wniosku i przejścia procedury konkursowej. To czyni ją najbardziej przystępnym mechanizmem dla firm poszukujących dodatkowego finansowania projektów innowacyjnych. Mogą one odliczyć od podatku koszty już poniesione na prowadzenie swojej działalności badawczo-rozwojowej.
Ulga B+R to rozwiązanie dla tych firm, które prowadzą działania innowacyjne na skalę przedsiębiorstwa, a nie kraju czy świata. Projekty nie muszą zakończyć się sukcesem i mogą być jeszcze w trakcie realizacji w momencie rozliczania ulgi na badania i rozwój.
Definicja działalności badawczo-rozwojowej
Warunkiem rozliczenia ulgi B+R jest prowadzenie działalności badawczo-rozwojowej.
Zgodnie z zapisem ustawowym jest to „działalność twórcza obejmująca badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowana w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów do tworzenia nowych zastosowań”.
Badania podstawowe – prace empiryczne lub teoretyczne mające przede wszystkim na celu zdobywanie nowej wiedzy o podstawach zjawisk i obserwowalnych faktach bez nastawienia na bezpośrednie zastosowanie komercyjne.
Badania aplikacyjne – prace mające na celu zdobycie nowej wiedzy oraz umiejętności, nastawione na opracowanie nowych produktów, procesów lub usług lub wprowadzenie do nich znaczących ulepszeń.
Prace rozwojowe – nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności z dziedziny nauki, technologii i działalności gospodarczej oraz innej wiedzy i umiejętności do planowania produkcji oraz tworzenia i projektowania nowych, zmienionych lub ulepszonych produktów, procesów i usług, z wyłączeniem prac obejmujących rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do produktów, linii produkcyjnych, procesów wytwórczych, istniejących usług oraz innych operacji w toku, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń.
Definicja działalności badawczo-rozwojowej wskazuje, że do rozliczenia ulgi B+R nie jest konieczne prowadzenie nieraz skomplikowanych badań naukowych, wystarczą same prace rozwojowe. Takie prace wykorzystują dostępną aktualnie wiedzę oraz umiejętności zatrudnionych w przedsiębiorstwie pracowników.
Systematyczność i niepewność
Jednym z elementów projektów badawczo-rozwojowych jest systematyczność postrzegana jako działalność wykonywana w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany. Systematyczność nie oznacza jedynie zgodności z harmonogramem, konieczne jest również planowanie działań na przyszłość. W związku z tym należy prowadzić dokumentację, która zawiera cel projektu, przebieg prac oraz ich ostateczny wynik. Przesłankę systematyczności będą spełniać również działania o charakterze incydentalnym i jednorazowym. Wykluczone są czynności rutynowe.
Należy podkreślić, że wynik prowadzanych prac badawczo-rozwojowych nie powinien być przewidywalny. Niepewność gra ważną rolę w projektach badawczo-rozwojowych. Wiedza, którą pozyskujemy podczas prac B+R, powinna być „przenośna”, czyli inny podmiot może odtworzyć wyniki tych prac w ramach własnej działalności.
Ulga B+R – przykładowe działania
- modyfikacja składu produktu
- opracowanie nowych receptur produktów i specyfikacji procesu produkcji
- ulepszenie istniejącej linii produkcyjnej, która pozwoli na redukcję kosztów wytworzenia, poprawę ergonomii pracy oraz redukcję sztuk wadliwych
- zmniejszenie oddziaływania na środowisko poprzez zastosowanie alternatywnych materiałów
- badania materiałów pod kątem tworzenia nowych produktów
- opracowanie i stworzenie dla klienta produktu o specyficznych parametrach,
o ile realizacja takiego zamówienia wymaga opracowania nowych lub usprawnienia istniejących rozwiązań - znaczące zmniejszenie odpadów dzięki zmianom procesu wytwarzania
- rozszerzenie zakresu oferowanych usług, np. poprzez opracowanie rozwiązań
i procesów pozwalających na realizację usług/zamówień online - badania nad spadkiem mocy i rozpraszaniem ciepła w układach elektronicznych przy optymalizacji funkcjonowania układu
- opracowanie nowych zastosowań istniejących leków / urządzeń
- opracowanie modeli matematycznych do symulowania procesów zarządzania aktywami i ważności modelu testowania wstecznego na podstawie referencyjnych stóp zwrotu
- projektowanie opakowania pod kątem zmniejszenia wagi lub kosztu czy też zwiększenia wytrzymałości albo odporności
- projektowanie i wdrażanie prefabrykatów betonowych
- integracja złożonych procesów wytwarzania w jeden całkowicie zautomatyzowany proces
- projektowanie oprogramowania celem zautomatyzowania ręcznego procesu z wykorzystaniem złożonego modelowania matematycznego i technik algorytmowych
Jak skorzystać z ulgi B+R?
Pełne i prawidłowe rozliczenie ulgi B+R wymaga nie tylko kompetencji prawno-podatkowych, ale też technicznych.
- Pierwszym krokiem jest zidentyfikowanie i zmapowanie działalności B+R.
W proces ten powinien być zaangażowany nie tylko dział księgowy i prawny, ale również inżynierowie, informatycy czy inne osoby z technicznym wykształceniem.
- Po drugie, do zidentyfikowanej działalności badawczo-rozwojowej należy przypisać koszty poniesione na jej realizację.
Przeprowadzenie szczegółowej analizy pozwala na odrzucenie tych wydatków, które nie są objęte preferencją podatkową.
Katalog kosztów kwalifikowanych, które można rozliczyć w ramach ulgi badawczo-rozwojowej, obejmuje:
- koszty osobowe
- materiały i surowce
- ekspertyzy, opinie, usługi doradcze, badania zakupione od jednostki naukowej
- sprzęt specjalistyczny wykorzystywany bezpośrednio w działaniach B+R
- amortyzacja środków trwałych oraz wartości niematerialne i prawne (WNiP)
- nabycie usługi wykorzystania aparatury naukowo-badawczej
- koszty uzyskania patentu, ochrony wzoru użytkowego i przemysłowego
- odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej
- Następnie podatnik jest zobowiązany do wyodrębnienia kosztów kwalifikowanych w ewidencji księgowej.
Ważne, aby zastosowany sposób wyodrębnienia umożliwiał zidentyfikowanie kosztów kwalifikowanych odnoszących się do prowadzonych działań B+R. Z ewidencji tej musi wynikać, że koszty zostały przypisane wyłącznie do działalności B+R. Jednym z najczęściej rozliczanych kosztów kwalifikowanych są koszty osobowe, przy opisywaniu których trzeba zachować szczególną dokładność.
- W ostatnim kroku należy przygotować odpowiednią dokumentację prac B+R.
Powinna być ona prowadzona na bieżąco i opisywać sposób działania podatnika w zakresie projektów badawczo-rozwojowych. Należy opisywać wszystkie prowadzone działania w sposób na tyle szczegółowy, aby w przypadku kontroli nie pojawiły się żadne wątpliwości, że dane zadanie było niezbędne w całym procesie badawczo-rozwojowym.
Rozliczenie ulgi wstecz i złożenie korekty
Ulgę B+R można rozliczyć do 5 lat wstecz, składając korektę deklaracji CIT/PIT. Korektę można złożyć w dowolnym momencie zgodnie z kalendarzem podatkowym przedsiębiorstwa.
Procedura rozliczania ulgi B+R za przeszłe lata wygląda następująco:
- Zebranie dokumentacji technicznej oraz kosztów projektów kwalifikujących się do ulgi B+R za konkretny, wcześniejszy rok podatkowy.
- Złożenie do Urzędu Skarbowego specjalnego wniosku o stwierdzenie nadpłaty.
- Urząd Skarbowy podejmuje decyzję o zwrocie nadpłaconego podatku przez przedsiębiorstwo w przeszłości.
- Po podjęciu decyzji Urząd Skarbowy zwraca nadpłacony podatek na konto lub pozostawia na przyszłe zobowiązania podatkowe (decyzja należy do przedsiębiorstwa).
W przypadku gdy w bieżącym roku firma jest na stracie, warto archiwizować dokumentację techniczną, zbierać i wyodrębniać koszty księgowe projektów B+R. Wówczas, jeśli tylko pojawi się odpowiednio wysoki dochód, a co za tym idzie podatek dochodowy, przedsiębiorca będzie mógł rozliczyć ulgę B+R za lata przeszłe.
Korzyści z rozliczenia ulgi B+R
Z badania przeprowadzonego dla Ayming w 2019 roku wynika, że 97 proc. firm, które choć raz rozliczyły ulgę B+R, ocenia ją pozytywnie. 61 proc. podatników jako jej główną zaletę wymienia korzyści finansowe. Co trzeci przedsiębiorca środki uzyskane z rozliczenia ulgi badawczo-rozwojowej przeznacza na dalsze prace B+R.
Instrumenty komplementarne do ulgi B+R
Dopełnienie formalności związanych z rozliczeniem ulgi B+R daje możliwość skorzystania z innych preferencji podatkowych:
- ulgi IP Box
- ulgi na zatrudnienie innowacyjnych pracowników
- ulgi na prototypy
Brak komentarzy