Rozliczenie ulgi B+R – jak wygląda współpraca z Ayming?

Ulga badawczo-rozwojowa – premia za innowacyjność przedsiębiorców

Polscy przedsiębiorcy, realizujący w swoich organizacjach projekty wspierające ich rozwój, od 2016 roku mogą korzystać przy rozliczeniu podatku CIT lub PIT z ulgi badawczo-rozwojowej (B+R). Zastosowanie tego rozwiązania pozwala im uzyskać zwrot podatkowy w wysokości nawet do 200% poniesionych kosztów kwalifikowanych. Środki pozyskane dzięki uldze są komplementarne wobec dotacji unijnych dzięki możliwości rozliczenia tzw. wkładu własnego, a sama ulga może być zastosowana nawet do 5 lat wstecz.

Jak wynika z danych (Raport „Ulga B&R. Małymi krokami do większej innowacyjności”, badanie zrealizowane przez Kantar dla Ayming Polska), aż 97 proc. podmiotów, które skorzystały z ulgi B+R, ocenia to doświadczenie pozytywnie. Jednak mimo związanych z nią niekwestionowanych korzyści, wiele firm, realizujących w swojej działalności projekty badawczo-rozwojowe, wciąż nie korzysta z tej zachęty podatkowej. Dlaczego? Przyczyną może być z jednej strony brak wiedzy o tej możliwości, z drugiej natomiast – obawa przed skomplikowaniem związanego z nią procesu.

W Ayming od lat wspieramy przedsiębiorców w optymalnym prowadzeniu działalności operacyjnej. Pomagamy naszym klientom w osiąganiu lepszych wyników finansowych, również w zakresie wsparcia przy rozliczaniu ulg proinnowacyjnych, w tym z ulgi B+R.

Współpraca z Ayming

Współpracę z klientami, skutkującą wdrożeniem w ich rozliczeniach podatkowych ulgi badawczo-rozwojowej, realizujemy w kilku krokach, towarzysząc im od audytu sytuacji wyjściowej, przez złożenie wniosku, aż po kontakty z urzędem skarbowym.

• Krok 1: Kick-off meeting:

 Wspólne działania rozpoczynamy od spotkania otwierającego (kick-off meeting), podczas którego przybliżamy klientowi zagadnienia związane z ulgą B+R, jej funkcjonowaniem oraz kosztami kwalifikowanym. Omawiamy również metody identyfikacji prac badawczo rozwojowych, badamy potrzeby i oczekiwania klienta. Spotkanie to jest również okazją do lepszego zaznajomienia się z działalnością danej firmy oraz realizowanymi w niej projektami. Wszystko to pozwala nam precyzyjnie określić obszary, w których koszty kwalifikowane mogą mieć największy udział, a ulga B+R znaleźć zastosowanie.

Podczas spotkania otwierającego formowany jest także zespół projektowy, składający się z przedstawicieli klienta i konsultantów Ayming. W dalszym przebiegu współpracy będzie on realizował działania związane z wdrożeniem ulgi badawczo-rozwojowej w rozliczeniu podatkowym klienta.

• Krok 2: Audyt i mapowanie prac B+R:

 Na tym etapie przeprowadzamy dogłębny audyt techniczny oraz szczegółowe mapowanie prac badawczo-rozwojowych realizowanych w firmie klienta. Działanie to pozwala nam na identyfikację możliwości rozliczenia ulgi B+R w danym przedsiębiorstwie.

Proces ten zakłada spotkania z pracownikami klienta, zaangażowanymi w realizację projektów badawczo-rozwojowych. Przeprowadzone rozmowy i analizy konkretnych przypadków pozwalają nam dogłębnie zrozumieć charakter prac prowadzonych w firmie, ich związek z kosztami kwalifikowanymi oraz potencjał w kontekście ulgi badawczo-rozwojowej.

Na tym etapie kluczowe znaczenie ma holistyczne podejście do procesów realizowanych w danej firmie oraz współpraca działów rozwojowych z działami finansowymi czy księgowymi. Jedynie takie komplementarne ujęcie pozwala w pełny sposób określić obszary, w których dana firma realizuje działania prorozwojowe.

Z naszego doświadczenia wynika, że klienci samodzielnie rozliczający ulgę B+R, często nie identyfikują trafnie kosztów, które mogą uwzględnić przy jej procedowaniu. Dogłębny audyt poparty wiedzą ekspercką pozwala nam wspierać naszych klientów w optymalizacji tego procesu i generowaniu maksymalnych oszczędności.

Case study:

Wyzwanie:

Klient – lider w branży chemii budowlanej samodzielnie rozliczał ulgę B+R. W tym celu brał jednak pod uwagę jedynie koszty związane z pracami laboratorium, co skutkowało niepełnym wykorzystaniem

 Rozwiązanie:

Po nawiązaniu współpracy przeprowadziliśmy wnikliwy audyt projektów realizowanych w przedsiębiorstwie klienta. Pozwoliło nam to nie tylko zidentyfikować dodatkowe kwalifikowane wydatki w ramach obszarów objętych wcześniejszą analizą, ale również rozpoznać możliwości wykazania w rozliczeniu ulgi prac związanych z projektami IT oraz doskonaleniem procesów wewnętrznych.

Wynik:

W rezultacie udało się zoptymalizować cały proces i wykazać innowacyjne działania firmy w obszarach, których nie brał wcześniej pod uwagę, a co za tym idzie – skorzystać z ulgi badawczo-rozwojowej w możliwie najszerszym zakresie.

• Krok 3: Wdrożenie rekomendacji

 Po zakończeniu audytu i mapowania projektów, na podstawie sformułowanych w ich wyniku wniosków dokonujemy selekcji kosztów związanych z uprzednio zidentyfikowanymi pracami B+R. Zespół projektowy ocenia ich kwalifikowalność i potencjał w kontekście rozliczenia ulgi badawczo rozwojowej, a następnie dokonuje niezbędnych kalkulacji.

Na tym etapie opracowujemy również spersonalizowane procedury dokumentacyjne, które są następnie wdrażane w firmie klienta. Umożliwia to usprawnienie dalszego procesu ewidencjonowania prac badawczo-rozwojowych oraz optymalizację kwalifikowalnych kosztów.

Przygotowanie dokumentacji jest etapem, który nastręcza klientom najwięcej trudności w całym procesie rozliczenia ulgi B+R. Dlatego też ten krok ma szczególne znaczenie i daje współpracującym z nami firmami poczucie realnego wsparcia.

Case study

Wyzwanie:

Klient zgłosił nam trudności związane z przygotowaniem dokumentacji w pierwszym roku wdrożenia rekomendacji Ayming.

Rozwiązanie:

Korzystając z doświadczeń pracowników podczas wdrożenia, zaproponowaliśmy klientowi zaktualizowane rekomendacje, obejmujące m.in. usprawnienie prac zespołu odpowiedzialnego za gromadzenie danych. Wprowadzone zmiany dotyczyły przede wszystkim identyfikowania prac B+R, ewidencjonowania czasu pracy w projektach oraz przygotowywania ich merytorycznej charakterystyki.

Wynik:

Implementacja nowych procesów doprowadziła nie tylko do oszczędności czasu pracowników, ale także do rokrocznego wzrostu oszczędności uzyskiwanych przez firmę. Po 2 latach od wdrożenia zaktualizowanych rekomendacji Ayming wzrost oszczędności wyniósł 245 proc. w stosunku do pierwszego roku analizy.

• Krok 4: Współpraca z urzędem skarbowym:

Naszych klientów wspieramy także na etapie finalizacji procesu rozliczenia ulgi B+R. Współpraca polega w tym przypadku na pomocy w przygotowaniu i złożeniu kompletnej dokumentacji dowodowej, wymaganej przez urząd skarbowy.

Nasze wieloletnie doświadczenie pozwala nam efektywnie komunikować się w imieniu klienta z urzędem skarbowym, co jest dla niego znaczącym odciążeniem w realizacji całego przedsięwzięcia. Minimalizujemy w ten sposób w potrzebę jego bezpośredniego zaangażowania w procesy kontrolne i weryfikacyjne.

Podsumowanie

Rozliczenie ulgi B+R może być w przypadku firm inwestujących w innowacje doskonałym sposobem na ograniczenie podatku dochodowego i pozyskania dalszych środków na projekty badawczo-rozwojowe. Jednak przeprowadzenie całego procesu w sposób, który pozwoli zmaksymalizować potencjalne korzyści, wymaga wiedzy i doświadczenia w realizacji podobnych działań.

Ayming Polska przewodniczy Zespołowi ds. Ulg Innowacyjnych w Radzie Podatkowej Konfederacji Lewiatan, a w pierwszym roku obowiązywania ulgi B+R aż 80 proc. wydanych interpretacji indywidualnych dotyczących ulgi powstało na nasz wniosek. Eksperci Ayming dysponują wiedzą i doświadczeniem, które mogą przełożyć się na wymierne korzyści po stronie klienta.

Pomagamy trafnie zidentyfikować koszty kwalifikowane i ich przydatność w rozliczeniu. Wspieramy przedsiębiorców na etapie tworzenia dokumentacji i wdrożenia. Przygotowujemy rekomendacje, pozwalające usprawnić procesy wewnętrzne. Pośredniczymy w kontakcie z urzędem skarbowym. Odciążamy naszych klientów w złożonym procesie rozliczania ulgi badawczo-rozwojowej, dzięki czemu mogą skierować swoją energię tam, gdzie jej wykorzystanie przynosi im najwięcej korzyści – na tworzenie dalszych innowacji.