Wybierz stronę kraju
Zamknij

Nowe formularze ZUS skrócą okres przechowywania akt pracowniczych

Aktualności
Marzec 12, 2019

Od 1 stycznia 2019 r. obowiązują nowe wzory druków ZUS pozwalające na skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Zmiana dotyczy m.in. osób zatrudnionych w ramach umów o pracę, zlecenia, agencyjnej lub innej umowy o świadczenie usług, do której zastosowanie mają przepisy o zleceniu.

 

W przypadku pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych po raz pierwszy w latach 1999-2018, skrócenie okresu przechowywania akt uzależnione jest od tego, czy płatnik przekaże za te osoby do ZUS  raporty informacyjne ZUS RIA.  Natomiast  w odniesieniu do osób, których pierwsze zatrudnienie nastąpiło 1 stycznia 2019 r. lub później, skrócenie okresu przechowywania akt jest obligatoryjne. Płatnicy składek, którzy zatrudnili pracowników lub zleceniobiorców po raz pierwszy w latach od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., aby skorzystać z możliwości skrócenia okresu przechowywania ich dokumentacji, muszą złożyć do ZUS formularz ZUS OSW.

 

Formularz ZUS OSW

W formularzu płatnik składek oświadcza, że zamierza przekazać raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w latach 1999-2018. Odwołanie oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych jest możliwe wyłącznie do czasu przekazania pierwszego raportu informacyjnego. Skutkiem złożenia oświadczenia ZUS OSW jest obowiązek przekazania do ZUS raportów informacyjnych za wszystkich pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych po raz pierwszy w okresie od 1999 r.  do 2018 r. Formularz ZUS RIA należy złożyć za każdą spośród osób ubezpieczonych, których ten obowiązek dotyczy.

 

Formularz ZUS RPA

Kolejnym  dokumentem, który został wprowadzony do użytku od 1 stycznia 2019 r., jest formularz ZUS RPA. Musi być on przekazywany co miesiąc przez płatników składek za pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r., o ile  dotyczą ich następujące kwestie:

  • wypłacono danej osobie przychód należny za poprzednie lata (np. w 2019 r. wypłacono „trzynastkę” za 2018 r.),
  • obok świadczeń wypłaconych w związku z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem, wypłacono ubezpieczonemu składnik wynagrodzenia, od którego nie została odprowadzona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
  • ubezpieczony wykonywał pracę nauczyciela.

 

Formularz ZUS ZWUA

Dodatkowo, od 1 stycznia 2019 r. rozszerzono zakres danych, które płatnicy przekazują w formularzu ZUS ZWUA. Nowe dane wypełniane przy wyrejestrowaniu pracownika z ubezpieczeń to:

  • data rozwiązania stosunku pracy,
  • kod wygaśnięcia/ kod trybu rozwiązania stosunku pracy/ stosunku służbowego,
  • kod podstawy prawnej rozwiązania/ wygaśnięcia stosunku pracy/ stosunku służbowego,
  • informacja, z czyjej inicjatywy nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy (czy nastąpiło ono z inicjatywy pracownika, czy pracodawcy).

Dane wskazane w tym bloku formularza ZUS ZWUA muszą być zgodne ze świadectwem pracy.

 

Pokaż komentarze